VAI TRÒ CỦA QUY TRÌNH TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

 

 

Để vận hành một cách có hiệu quả, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Bất cứ hoạt động nào tiếp nhận các yêu cầu ĐẦU VÀO và biến đổi thành các ĐẦU RA có thể coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo.

Việc áp dụng một hệ thống các quá trình trong tổ chức, cùng với sự nhận biết tương tác giữa các quá trình như vậy, và sự quản lý chúng có thể được coi là TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH.

Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp làm ISO, và cũng không phải doanh nghiệp nào làm ISO cũng chỉ để cho có cái chứng chỉ cho oai. Rõ ràng một điều rằng làm ISO sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát theo quá trình tốt hơn. Nhiều doanh nghiệp nước ngoài không làm ISO nhưng họ vẫn có hệ thống quy trình chặt chẽ.

 

Quá trình và Quy trình là gì?

Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình – Process” như là một “tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động.

Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “Quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Quá trình là đối tượng của quản lý, trong khi quy trình lại là công cụ quản lý. Hai định nghĩa này có sự khác nhau. Dưới đây tôi xin đề cập tới “Quy trình”.

 

Tại sao lại cần phải có quy trình?

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.

Ví dụ: Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ biết bản “Danh sách ứng viên dự tuyển” phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sàng lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn.

Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên HCNS biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán tốt hơn.

Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không?

 

Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình?

Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải làm nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.

Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn bạc, thống nhất thì các điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không dủ ý. Trong nhiều trường hợp thành ra phát sinh tranh luận không đáng có, đại loại như “ Ý anh không phải như vậy” hay “ Mỗi ngày anh nói một kiểu, em biết lối nào mà lần”

Người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ, bạn nên nhớ rằng thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không thể hiện ở việc người tuân thủ nó có thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện công việc đạt chất lượng tốt hơn.

Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.

Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm.

Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.

Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian.

Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.

Hoặc đã có quy trình, biểu mẫu đầy đủ, nhưng thiếu công cụ quản lý quy trình, còn nặng sổ sách thủ công.

Cấp quản lý không nắm được nhân viên đã thực hiện đến bước nào của quy trình dự án.

Thiếu công cụ giao việc, theo dõi, chỉ đạo và nhắc việc.

 

Phân biệt tài liệu – hồ sơ?

+ Tài liệu là những văn bản được ban hành có tính pháp quy, mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo ví dự như: sổ tay, quy trình, quy định, hướng dẫn cv, biểu mẫu, quy chế, quyết định, …

• Quy trình Là các trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Là tài liệu tập hợp các hoạt động có tương tác bằng cách đặt thứ tự các hoạt động này theo một chuỗi liên kết có tính logic và phù hợp nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra mong muốn.

• HDCV Là các hướng dẫn thực hiện quy trình của bộ phận, phục vụ công tác quản lý giám sát của bộ phận. Tài liệu chủ yếu hướng dẫn cách thức thực hiện, không mô tả dưới dạng thứ tự các bước.

• Quy định Là các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp. Định ra những điều phải tuân thủ trong làm việc và hoạt động công ty.

• Quy chế Là các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn... Đồng thời, quy chế đưa ra và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

 

+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện công việc, là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó …, qua đó nói lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ đào tạo, hồ sơ mua sắm hàng hoá, biên bản vi phạm kỷ luật lao động, quyết định kỷ luật, mục tiêu chất lượng, báo cáo mục tiêu chất lượng, báo cáo sai phạm, khắc phục phòng ngừa, ...

Trong ISO, sau khi thực hiện xong công việc, việc thiết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ là công việc quan trọng và cần thiết, bởi vì đó là bằng chứng chứng minh công việc đã được thực hiện.

 

Sử dụng quy trình sao cho hiệu quả ?

Quy trình được lập ra và thống nhất thực hiện là một điều cần thiết cho tác nghiệp của nhân viên và là công cụ kiểm soát cho các cấp quản lý.

Quy trình tốt hay không được đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải nâng cao chất lượng của người thực hiện công việc.

Quy trình được lập ra không có nghĩa là hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp nó phải được vận dụng linh hoạt, tránh mắc bệnh giấy tờ.

Quy trình cần được cải tiến PDCA liên tục theo thời gian và sự phát triển của doanh nghiệp.

 

Kết luận

Bài viết này mang tính chất tổng quan, giúp cho các bạn hiểu những điều cơ bản nhất về quy trình và vai trò của quy trình.

Khi quy mô công ty càng ngày càng lớn, số lượng nhân sự ngày càng nhiều, thì quy trình thực sự phát huy vai trò của nó.

 

Emanvn | TRANTANHR