HỆ THỐNG QUY PHẠM NỘI BỘ & TÁC NGHIỆP THEO QUY TRÌNH

 

Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể.

Quy phạm nội bộ được xem là hành lang pháp lý rất quan trọng trong công tác quản lý điều hành, giúp các nhà lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô mà không phải can thiệp quá sâu vào công việc của từng người cụ thể.

Bởi chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc...

TÁC NGHIỆP THEO QUY TRÌNH LÀ GÌ?

Khái niệm tác nghiệp theo quy trình

Hệ thống quản lý doanh nghiệp phải được cấu thành từ gốc, đó là:

• Tài liệu về cơ cấu tổ chức,
• Tài liệu đặc tả chức năng các chức danh (vị trí công việc),
• Tài liệu phân công phân nhiệm, mô tả công việc của các vị trí đó,
• Tài liệu về các Quy trình hoạt động, form mẫu sử dụng,
• và cuối cùng là các bản quy chế, quy định.

---

Trong đó, cần phải có NỘI DUNG QUY TRÌNH, các bản HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC và các MẪU HỒ SƠ LƯU TRỮ SỐ LIỆU.

Hệ thống ERP xây dựng cho doanh nghiệp được dựa trên các tài liệu này. Đặc biệt tài liệu về các quy trình hoạt động được khai thác rõ nét nhất trong việc xây dựng và ứng dụng hệ thống ERP.

Thực tế, trong doanh nghiệp, các công việc của các nhân viên trong các phòng ban này thường xuyên có LIÊN QUAN đến các công việc của các nhân viên trong các phòng ban khác. Mối liên hệ này được thể hiện trong các quy trình hoạt động và sự trao đổi thông tin giữa các bước trong các quy trình.

Hệ thống các quy trình hoạt động của doanh nghiệp được phân ra thành các QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CHÍNH và các QUY TRÌNH PHỤ TRỢ.

Các quy trình chính có thể được phân chia thành các quy trình con nhỏ hơn, mỗi quy trình con được phân chia thành các bước theo thứ tự. Mỗi bước của quy trình thường là một công việc được xác định bằng các yếu tố: Đầu vào (nguyên liệu, thông tin), công cụ máy móc, nhân công (nguồn lực) và đầu ra (kết quả).

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có thể có quy trình sản xuất kinh doanh chính là:

Bán hàng (kết quả là đơn hàng của khách hàng) → Sản xuất (kết quả là sản phẩm đúng theo đơn hàng) → giao hàng (kết quả là hàng đúng chủng loại đến đúng địa chỉ) → Dịch vụ sau bán hàng (kết quả là đáp ứng yêu cầu bảo hành của khách hàng).

Các bước chính này lại được phân tách thành các quy trình nhỏ hơn như: Quy trình bán hàng, quy trình xử lý đơn hàng, quy trình mua nguyên liệu, quy trình đóng gói giao hàng...

Nếu các công việc của nhân viên trong doanh nghiệp luôn được quy định trong một quy trình nào đó thì ta nói doanh nghiệp đã được tác nghiệp theo quy trình.

KẾT QUẢ của bước trước thường là ĐẦU VÀO của bước tiếp theo. Các kết quả là một chuỗi dữ liệu liên tục của các nghiệp vụ liên quan, được ghi nhận và quản lý theo chuỗi chặt chẻ trên phần mềm ERP.

Doanh nghiệp có HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU QUẢ khi có các quy trình tối ưu (tốt) và hoạt động doanh nghiệp được quản lý, vận hành theo đúng các quy trình này.

---

Hai cách tác nghiệp

Các nhân viên trong doanh nghiệp có thể tác nghiệp theo quy trình nhưng theo 2 cách:

• Không dùng phần mềm quản lý,
• và có dùng phần mềm quản lý.

---

Trong trường hợp đầu, các thông tin được lưu chuyển giữa các bước trong các quy trình bằng con đường thủ công như: chuyển giấy tờ, copy file bằng tay. Kể cả ở từng bước có sử dụng phần mềm (RỜI RẠC) nhưng việc nhân viên phải NHẬP LẠI số liệu ở từng bước làm GIẢM NĂNG SUẤT lao động và dữ liệu KHÔNG CÓ TÍNH KIỂM SOÁT vì qua mỗi bước, dữ liệu có thể bị sai do nhập nhầm, hoặc dữ liệu đã chuyển bước sau rồi vẫn có thể sửa được ở bước trước. Nếu dữ liệu sửa lại ở bước trước mà không chuyển lại cho bước sau thì sẽ có sự sai lệch về số liệu giữa các bước của quy trình.

---

Ngược lại nếu các nhân viên tác nghiệp theo quy trình được phần mềm quản lý mô phỏng theo hệ thống quản lý thì dữ liệu giữa các công đoạn được chuyển theo đường điện tử (đường mạng) và CÔNG ĐOẠN SAU có thể sử dụng dữ liệu ở CÔNG ĐOẠN TRƯỚC một cách tự động. Các chứng từ, tài liệu cần có chữ ký của các cấp quản lý vẫn được chuyển bằng tay giữa các bước nhưng tại mỗi bước luôn có thể đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm và việc này làm tăng tính kiểm soát của hệ thống quản lý và tránh hoàn toàn các tài liệu giả mạo (ví dụ phiếu xuất hàng giả mạo).

Mặt khác dữ liệu được chuyển tự động sẽ loại bỏ sai sót giữa các bước của quy trình.

Ví dụ: Các số liệu của đơn hàng có thể được chuyển qua nhiều bước ® đến tận công đoạn giao hàng, và công đoạn này có thể sử dụng số liệu về số lượng hàng cần giao, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng...

ERP là hệ thống phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp thực hiện tác nghiệp theo quy trình trên máy vi tính. Một trong nhữngTHÁCH THỨC lớn nhất đối với nhà cung cấp hoặc phân phối giải pháp ERP (kể cả các giải pháp ngoại) là việc BIẾN ĐỔI (customize) phần mềm theo đúng quy trình quản lý phù hợp với doanh nghiệp.

Các quy trình quản lý được xây dựng sẵn trong các hệ thống ERP chỉ là một trong những options (lựa chọn) của doanh nghiệp. Ngược lại THAY ĐỔI hệ thống quản lý để áp dụng theo những gì có sẵn trên phần mềm ERP lại là một THÁCH THỨC lớn đối với chính doanh nghiệp. Đây là cái khó của việc triển khai ERP.

ManOdoo với đầy đủ các phân hệ cung cấp nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp, cùng các tuỳ chỉnh trong mỗi phân hệ cho phép triển khai phù hợp với quy trình hiện tại của doanh nghiệp.

 

Emanvn