DOANH NGHIỆP SỐ, SỐ HÓA, CHUYỂN ĐỔI SỐ - LÀ LÀM GÌ? TẠI SAO CẤP THIẾT?

Nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam tìm ra những giải pháp xây dựng hạ tầng số phù hợp để chuyển đổi số thành công, tạo ra các đột phá trong sản xuất kinh doanh, phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh.

HIỆN TRẠNG

Hãy nhìn lại những năm 2000, cho đến những năm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng, quán ăn, .... đều bán hàng bằng cách ghi chép tay, muốn nhớ giá thì lật sổ tay của từng khách để tra cứu. Dữ liệu về: công nợ, thông tin khách hàng, thị trường, sản phẩm, nhân sự, sản xuất, phân phối, .... rất nhiều khâu, nhiều bộ phận ... đều thủ công như vậy.

Dữ liệu giấy tất nhiên là dễ bị phân tán, khó lưu trữ, khó truy xuất, rủi ro mất mát, khó tập trung, muốn phân tích hay cái nhìn toàn cảnh về tình hình doanh nghiệp, thì phải chờ các bộ phận lục lọi tập hợp rồi soạn thảo văn bản để gửi báo cáo lên, quản lý như vậy sẽ bị chậm ra quyết định so với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, các doanh nghiệp bị thụt lùi thiếu sức cạnh tranh, bộ máy quản lý nặng nề, hay phát sinh lỗi vặt.

Trước cho tới gần đây, các cơ quan nhà nước cũng tương tự như vậy, họ quản lý rất nhiều giấy tờ, thủ tục pháp lý, hồ sơ công việc, và hậu quả tất yếu: khó khăn tìm kiếm, khó truy suất, dễ sai xót, trì trệ - bởi cũng một dữ liệu mà mỗi cơ quan có kiểu nhập khác nhau, thiếu tính đồng bộ, có khi là không update cập nhật kịp các thông tin thay đổi, rườm rà - gây ra cảnh ông thì nói A, bà thì nói B ... không biết đâu mà lần theo, làm chậm trễ xử lý cv cho người dân.

Có doanh nghiệp thì đi sớm hơn trên con đường này, dn chuyển sang quản lý bằng máy tính, phần mềm, nhưng lúc này tư duy còn cục bộ, rời rạc mỗi khâu mỗi phần mềm, dữ liệu phải nhập lại nhiều lần ở mỗi khâu. Cụ thể, các doanh nghiệp Việt thường có thói quen đầu tư hạ tầng riêng biệt thiếu tính đồng bộ, thay vì xây dựng trọn giải pháp đồng bộ. Ví dụ, các thiết bị mạng, server, phần mềm... thường được mua riêng lẻ, thay vì mua một bộ giải pháp.

 

HƯỚNG ĐI MỚI

Quá trình phát triển kinh doanh về lâu dài, sẽ đi kèm với rất nhiều vấn đề đặt ra trong quản lý. Tính cạnh tranh thị trường đòi hỏi dn và nhà nước phải đủ nhanh, và chính xác trong các quyết định.

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn là người quản lý dn hay nn, khi bạn chỉ cần nhìn lên một màn hình - là nó hiện thị tất cả thông tin mà bạn cần theo thời gian thực - về tình hình ở tất cả các khâu. Lúc này bạn rất nhanh chóng nắm bắt và ra quyết định chỉ đạo tất cả các khâu.

Muốn được như vậy, những mong muốn này, đó chính là tiền đề của các yêu cầu về công nghệ thông tin:

1. Vấn đề này có phần mềm nào để quản lý ?, những tính năng có đủ hay thiếu so với yêu cầu ?

2. Phần mềm này riêng lẻ, hay chỉ là một modun trong một phần mềm lớn hơn ?

3. Có bao nhiêu người sử dụng phần mềm này ? và

4. Cấu hình máy tính như thế nào để đáp ứng cho số người này ?, chạy hệ điều hành gì ?, 

5. Cấu hình mạng như thế nào ? server - client, hay mạng ngang hàng ? ....v v

6. Nhân viên và lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu để khi làm việc từ xa được không ?

7. Rồi vấn đề lưu trữ, vấn đề bảo mật, ....

Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ IT, hoặc chưa có người am hiểu về IT - sẽ rất khó cho dn khi muốn giải bài toán trên, lúc này chủ doanh nghiệp thường tự làm riêng lẻ, hoặc thuê tư vấn về, nhưng lãnh đạo khó đưa ra quyết định đúng sai, vì họ cũng không am hiểu CNTT, nên đành giao hết cho đơn vị tư vấn tự triển khai, nên hay gây ra tình trạng thiếu tính đồng bộ vì đơn vị tư vấn có khi họ cũng không am hiểu hết tính đặc thù của doanh nghiệp.

Sẽ tuyệt vời hơn, nếu dn có sẵn người hoặc đội ngũ IT am hiểu về phần mềm, về mạng máy tính, về các qui trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Họ sẽ giúp dn xây dựng nhanh chóng hoặc phối hợp tốt với đơn vị tư vấn giải pháp để cùng xây dựng.

Vì thế, nên xây dựng và giao trọng trách cho bộ phận CNTT nhiều hơn, không chỉ các công việc lặt vặt như thay cáp mạng, sửa máy tính như hiện tại. Bộ phận này nên được giao bảo đảm vận hành mượt mà hệ thống công nghệ trong công ty với những yêu cầu mang tính chiến lược hơn.

Cái khó của người trưởng IT phụ trách dự án - là họ phải có khả năng phân tích các yêu cầu từ người dùng, sau đó đối chiếu với các nền tảng công nghệ hiện có, để tìm ra giải pháp phần cứng - mềm nào là phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Nói chung là khả năng chuyển đổi yêu cầu thành giải pháp. 

Khả năng logic tốt và tư duy theo hệ thống

Chuyên viên dữ liệu là người thu thập, lưu trữ và phân tích các dữ liệu để đưa ra các đề xuất chiến lược cho công ty

 

Khi giải được bài toán trên, lúc này mọi khâu, mọi người trong doanh nghiệp đều làm việc trên một hệ thống phần mềm chung, một hệ thống mạng thông tin chung, dữ liệu chỉ một khâu nhập, các khâu khác chỉ kế thừa mà không phải nhập lại mất thời gian và tốn nhân lực, điều này sẽ giúp thao tác công việc nhanh chóng hơn với ít người hơn, bảo mật hơn, tránh sai xót hơn, dễ truy xuất hơn, dễ tìm và dễ tập hợp thống kê hơn.

Các giải pháp phần mềm ERP (gồm nhiều modun CRM, BSC, KPI, ....) có khả năng thay con người phân tích dữ liệu để đưa ra những đề xuất chiến lược cho công ty. Sau khi thu thập được dữ liệu “thô”, các phần mềm sẽ có nhiệm vụ phân tích, diễn giải và đưa ra kết quả có ý nghĩa dựa trên mục đích xây dựng ban đầu của trưởng dự án theo nhu cầu của chiến lược kinh doanh dn.

Lúc này DN đã hoàn toàn thay đổi phương pháp ghi chép, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.

Ta gọi là đó là quá trình số hóa, vì quá trình chuyển đổi văn bản thường (ghi chép tay, lưu trữ giấy, chia sẻ hồ sơ theo quyển) -> sang nhập dữ liệu lên máy tính (máy tính lưu trữ dữ liệu ở dạng số hóa bit nhị phân 0,1).

Vd: chẳng hạn như chuyển từ tài liệu giấy - sang các file mềm, hay video, hay hình ảnh lưu trữ file trên máy tính, sau đó chia sẻ các file này...

Vậy chuyển đổi số là gì? - là sau quá trình số hóa, về sau dữ liệu số hóa này ngày càng lớn dần, lúc này đòi hỏi phân tích dữ liệu lớn (Big Data), nhiều thiết bị kết nối với nhau tạo ra Internet cho vạn vật (IoT), dữ liệu lưu trên điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

----

7 lợi ích của chuyển đổi số

Tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển vượt trội nhờ việc tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả công việc, cá nhân hoá cao độ trải nghiệm khách hàng trên quy mô rộng lớn, và tốc độ cực nhanh.

Việc “trở thành doanh nghiệp số” thực sự đang trở thành một trong những mục tiêu chiến lược của đa số các doanh nghiệp/ tổ chức trên toàn thế giới.

Nhiều doanh nghiệp dè chừng việc chuyển đổi số vì chi phí lớn. Thực tế, chi phí đầu tư vào chuyển đổi số là loại đầu tư vô cùng thông minh. Nó giúp cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

- Thu thập dữ liệu nâng cao.
- Quản lý tài nguyên lớn hơn.
- Khai thác thông tin chi tiết về khách hàng theo hướng dữ liệu.
- Mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Tăng lợi nhuận.
- Tăng mức độ thích ứng trong nhiều hoàn cảnh, biến động của thị trường.
- Cải thiện năng suất nhân viên, tăng khả năng cạnh tranh.

 

Rào cản chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ?

DN nhỏ và vừa bị chậm chân trong công cuộc chuyển đổi số so với mặt bằng chung, thường là do:

- Quy mô nhân lực hạn chế, nên nguồn nhân lực chủ yếu sẽ tập trung cho các mảng kinh doanh chính để tạo ra sự cạnh tranh. Họ thiếu đội ngũ nhân lực CNTT chuyên trách, do đó họ thiếu chiến lược, kế hoạch và ngân sách CNTT. Dẫn đến tình trạng lúng túng không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào để chuyển đổi số. Một số thì sai lầm do sử dụng lung tung các phần mềm, các ứng dụng, gây ra sự không đồng bộ dữ liệu. Điều này cản trở họ không kịp thời đem lại những giá trị mới cho khách hàng, và thúc đẩy phát triển kinh doanh.

- Có tồn tại những rào cản về nhận thức, và đặc biệt là ngân sách cho CNTT thì chuyển đổi số vẫn chỉ là xu hướng và chưa đi vào thực tế.

- Chỉ làm một phần đối phó theo yêu cầu cạnh tranh và khách hàng: Chuyển đổi số không phải mục tiêu ngắn hạn, mà là cả một chiến lược lâu dài. Để chuyển đổi số thành công cần có sự đồng lòng, quyết liệt từ trên xuống dưới, từ lãnh đạo đến nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần biết, áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất công việc, chứ không phải áp dụng công nghệ để thay thế con người. Dùng công nghệ có thể giúp một nhân viên có khả năng làm việc đa lĩnh vực.

-------------------------

NĂM TRỤ CỘT GIÚP CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG

Một quy trình chuyển đổi số thành công phải là sự tổng hòa của cả 5 yếu tố này. 

1) Thiết lập sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa dài hạn:

- Xác định sứ mệnh: Trả lời cho câu hỏi: doanh nghiệp của bạn được lập ra nhằm mục đích gì, lý do tại sao doanh nghiệp của bạn tồn tại.

- Xác định tầm nhìn: ta hiểu rằng ở mỗi giai đoạn, chiều cao của bạn và tầm nhìn của bạn sẽ khác nhau. Tương tự, ở mỗi giai đoạn phát triển, tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy theo độ lớn.

- Giá trị cốt lõi: ta hay nói: ai đó "chơi được". "Chơi được" nó mô tả cho một loạt các tính cách - mà theo họ nó phù hợp (hợp tính) với họ, họ thích nên họ chơi. Tương tự như vậy, doanh nghiệp để "chơi được" thì doanh nghiệp cũng phải có những đặc tính phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của mình, với thị trường của mình. Xây dựng nền tảng văn hóa DN phù hợp.

- Tiếp đến mới tuyển dụng, đào tạo, nhân sự phù hợp văn hóa, có khả năng bổ sung lẫn nhau. Sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả công việc để sử dụng và gắn kết họ trong nền văn hóa ấy.

 

2) Thiết lập CHIẾN LƯỢC kinh doanh phù hợp SỨ MỆNH, TẦM NHÌN, GTCL.

Một phân tích chiến lược kiểu BSC là cần thiết, để thực thi được sứ mệnh theo tầm nhìn và GTCL, doanh nghiệp cần bám vào đó để phân tích 04 yếu tố: tài chính, khách hàng, qui trình, nhân lực.

Muốn đi đến mục tiêu theo tầm nhìn trên, dn cần phải đáp ứng các yêu cầu:

1- Nhân lực và cơ sở hạ tầng: xem xét chất lượng nguồn nhân lực, trình độ lãnh đạo, trình độ quản lý + và cơ sở vật chất hạ tầng: CNTT thông tin, máy móc, ...

2- Các qui trình nội bộ: % người lao động am hiểu và gắn bó cv, % thời gian xử lý công việc được rút ngắn, rà soát lại các qui trình nội bộ  -> mức độ phù hợp của các qui trình cũ so với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp ?

3- Khách hàng hiện tại: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào?, họ có thích thú với sp/dv của dn?, % phản hồi?, % tiêu cực/tích cực?, họ so sánh doanh nghiệp với đối thủ như thế nào? .... 

4- Tài chính: dòng tiền, tồn kho, chi phí, lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng, các chỉ số tài chính, hệ số đòn bẩy, vòng quay vốn .... có sẵn sàng hay bị vướng mắc ?

Tóm lại: nguồn nhân lực tốt -> sẽ làm tốt các qui trình -> khách hàng sẽ hài lòng cao -> giúp doanh thu cao và bền vững.

Điều cuối cùng là khả năng thực thi sau khi phân tích và chọn giải pháp chiến lược, rất nhiều doanh nghiệp vẽ ra chiến lược hoành tráng, nhưng thực tế các quá trình không có/ hoặc không đáp ứng để đo lường - gây sụp đổ chiến lược tốn kém phá sản chiến lược.

Ứng với mỗi KPI chiến lược, hãy trả câu hỏi: có công cụ phần mềm nào để đo lường? thủ công hay tự động? Tương tự, đi đường trường thì phải chọn xe khác, đường núi thì chọn xe khác - nên hãy nhìn con đường trước rồi mới chọn xe để đi, nếu làm ngược lại chọn xe trước khi biết con đường ta sẽ mắc sai lầm trong thực thi.

Đây là tiền đề của các yêu cầu số hóa doanh nghiệp như đã nói ở trên.

3) Cải tiến không ngừng: 

Luôn rà soát, và củng cố lỗ hỏng qui trình của từng nghiệp vụ. 

VD: Cột thứ 1 là hình vẽ qui trình. Cột thứ 2 là hướng dẫn công việc theo từng bước bên hình. Cột thứ 3 là các qui định và các hình thức xử lý khen thưởng tương ứng -> Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ làm cái gì, làm như thế nào, nếu sai phạm thì bị xử lý ntn, giúp tính công bằng, tránh thiên lệch.

4) Số hóa và phân tích dữ liệu:

Như trên đã nói, một bảng dashboard sẽ phản ánh nhanh các chỉ số sức khỏe của doanh nghiệp. Nhưng có các sai lầm thường gặp:

- Không biết dashboard là gì ?, mình cần những chỉ số gì ? nên ko đưa ra được cái dn cần đo.

- Trường hợp tuy biết nhưng quá tham, cái gì cũng muốn đưa vào, điều này chỉ làm thêm nặng nề hệ thống, mà ko tính hiệu quả.

5. Hạ tầng và quản lý dữ liệu: 

Xây dựng một hệ thống mạng, một hệ thống phần mềm chung, một hệ thống lưu trữ lớn, có backup, có khả năng phục hồi, tốc độ và bảo mật.

-----------

KINH NGHIỆM "Chuyển đổi số không phải vấn đề công nghệ"

1. Đầu tiên, Dupont thay đổi tổ chức cấp cao, thành lập các vị trí chuyên trách chuyển đổi số. 

2. Không vội vàng tìm kiếm giải pháp bằng công nghệ, họ tập trung tìm các vấn đề ở cơ sở. Các cuộc khảo sát dưới nhiều hình thức được thực hiện. Họ tổ chức các cuộc hội thảo gồm nhiều đơn vị liên quan để cùng nhau tìm ra vướng mắc và cách giải quyết. Cuối cùng, đã có 9.000 vấn đề được đưa ra, trong đó có tới 7.000 vấn đề được cho là cần phải giải quyết ngay. Toàn bộ tổ chức hàng chục nghìn con người cùng nhau hành động để thực hiện 900 đề án.

“Không phải những tâm tư của lãnh đạo mà chính những tâm tư của nhân viên mới là vấn đề của tổ chức.

3. Sau đó, những hệ thống, những giải pháp phù hợp sẽ được áp dụng để làm biến mất các đoạn tắc nghẽn trong quy trình vận hành, biến những công việc tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực trở nên tinh gọn, tiện lợi hơn.

Đây là bước chuyển đổi số THẬN TRỌNG, sẽ GIÚP đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là việc của cả tổ chức chứ không chỉ riêng của mấy ông công nghệ. Quá trình này không hề tốn kém nếu chúng ta biết làm và làm đúng. Hãy nhắm tới mục đích tăng năng suất để tìm ra đúng các vấn đề cần phải giải quyết.

-----

Emanvn TH