DOANH NGHIỆP SỐ, SỐ HÓA, CHUYỂN ĐỔI SỐ - LÀ LÀM GÌ? TẠI SAO CẤP THIẾT?

Nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam tìm ra những giải pháp xây dựng hạ tầng số phù hợp để chuyển đổi số thành công, tạo ra các đột phá trong sản xuất kinh doanh, phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Việc đầu tiên của DN là phải thay đổi phương pháp ghi chép, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.

 

7 lợi ích của chuyển đổi số

Tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển vượt trội nhờ việc tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả công việc, cá nhân hoá cao độ trải nghiệm khách hàng trên quy mô rộng lớn, và tốc độ cực nhanh.

Việc “trở thành doanh nghiệp số” thực sự đang trở thành một trong những mục tiêu chiến lược của đa số các doanh nghiệp/ tổ chức trên toàn thế giới.

Nhiều doanh nghiệp dè chừng việc chuyển đổi số vì chi phí lớn. Thực tế, chi phí đầu tư vào chuyển đổi số là loại đầu tư vô cùng thông minh. Nó giúp cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

- Thu thập dữ liệu nâng cao.
- Quản lý tài nguyên lớn hơn.
- Khai thác thông tin chi tiết về khách hàng theo hướng dữ liệu.
- Mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Tăng lợi nhuận.
- Tăng mức độ thích ứng trong nhiều hoàn cảnh, biến động của thị trường.
- Cải thiện năng suất nhân viên, tăng khả năng cạnh tranh.

Vậy chuyển đổi số là gì? - là quá trình chuyển từ sổ sách, mạng ngang hàng, ghi chép tổng hợp bằng tay …-> sang áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Số hóa dữ liệu là gì? nó khác chuyển đổi số, là quá trình chuyển đổi văn bản thường (ghi chép tay, lưu trữ giấy, chia sẻ hồ sơ theo quyển) -> sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu giấy sang các file mềm trên máy tính, tài liệu video, hình ảnh, lưu trữ file, chia sẻ file...).

Bước này phải làm trước tiên, sau đó quá trình chuyển đổi số sẽ khai thác dữ liệu từ số hóa rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Có thể xem “Số hóa” như một phần của quá trình “Chuyển đổi số”.

Yếu tố nào đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số?

Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Có 2 yếu tố chính đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong doanh nghiệp:

- Con người: Đây là yếu tố rất quan trọng. Công nghệ chỉ là một loại công cụ hỗ trợ thông minh, nhưng nếu người sử dụng không có tư duy thay đổi thì cũng không thể phát huy. Lưu ý, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan tỏa đến các cấp nhân viên.

P/s: Chuyển đổi 

- Dữ liệu: Dữ liệu là một thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng mô hình chuyển đổi số. Bằng cách đưa các qui trình doanh nghiệp vào các phần mềm quản lý tương ứng, dữ liệu được nhập theo cấu trúc, sẽ tạo bàn đạp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh hơn. Giúp thống kê và phân tích nhanh hơn, từ đó giúp kiểm soát trên qui mô lớn và phản ứng nhanh một cách tức thời.

Ngoài việc phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp thì các nhà điều hành cũng cần chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược, đối thủ của mình. Từ đó có một cái nhìn tổng quát về chuỗi giá trị doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số.

Rào cản chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ?

DN nhỏ và vừa bị chậm chân trong công cuộc chuyển đổi số so với mặt bằng chung, thường là do:

- Quy mô nhân lực hạn chế, nên nguồn nhân lực chủ yếu sẽ tập trung cho các mảng kinh doanh chính để tạo ra sự cạnh tranh. Họ thiếu đội ngũ nhân lực CNTT chuyên trách, do đó họ thiếu chiến lược, kế hoạch và ngân sách CNTT. Dẫn đến tình trạng lúng túng không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào để chuyển đổi số. Một số thì sai lầm do sử dụng lung tung các phần mềm, các ứng dụng, gây ra sự không đồng bộ dữ liệu. Điều này cản trở họ không kịp thời đem lại những giá trị mới cho khách hàng, và thúc đẩy phát triển kinh doanh.

- Có tồn tại những rào cản về nhận thức, và đặc biệt là ngân sách cho CNTT thì chuyển đổi số vẫn chỉ là xu hướng và chưa đi vào thực tế.

- Chỉ làm một phần đối phó theo yêu cầu cạnh tranh và khách hàng: Chuyển đổi số không phải mục tiêu ngắn hạn, mà là cả một chiến lược lâu dài. Để chuyển đổi số thành công cần có sự đồng lòng, quyết liệt từ trên xuống dưới, từ lãnh đạo đến nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần biết, áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất công việc, chứ không phải áp dụng công nghệ để thay thế con người. Dùng công nghệ có thể giúp một nhân viên có khả năng làm việc đa lĩnh vực.

 

Năm trụ cột giúp chuyển đổi số thành công

Một quy trình chuyển đổi số thành công phải là sự tổng hòa của cả 5 yếu tố này. 

1) Thiết lập sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa dài hạn:

- Xác định nhiệm vụ: Trả lời cho câu hỏi: doanh nghiệp của bạn được lập ra nhằm mục đích gì, lý do tại sao doanh nghiệp của bạn tồn tại.

- Xác định tầm nhìn: Ở mỗi giai đoạn, ta hiểu rằng chiều cao của bạn và tầm nhìn của bạn sẽ khác nhau.

- Giá trị cốt lõi: ta thường hay đánh giá bạn bè rằng: bạn đó "chơi được". "Chơi được" nó mô tả cho các đặc tính - mà theo mình nó phù hợp (hợp tính). 

Tương tự, để "chơi được" và tồn tại cạnh tranh với ngành, doanh nghiệp của bạn phải có những đặc tính gì để phù hợp.

- Tiếp đến tuyển dụng các nhân viên phù hợp giá trị cốt lõi, có khả năng bổ sung lẫn nhau. Cuối cùng, sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả công việc (xem bước 2).

 

2) Thiết lập 1 chiến lược kinh doanh phù hợp.

Một phân tích CL kiểu BSC là cần thiết, bao gồm các mặt trận:

1- Học tập và phát triển: xem xét: Nguồn nhân lực, năng lực lãnh đạo + và công cụ hỗ trợ làm việc chính: thông tin, máy móc, ...

- Hãy xem xét các công cụ, hành động và chính sách có liên quan tới năng lực, năng suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Bạn sẽ nhận được câu trả lời thoả đáng cho câu hỏi: Làm thế nào doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất và tạo ra giá trị?

- Điều đặc biệt là không có con số chính xác và giới hạn cao nhất cho thước đo này, mà mọi tiêu chí đều có thể trau dồi tốt hơn song song với sự tiến bộ không ngừng của khoa học công nghệ và sự cạnh tranh mới trong ngành nghề.

2- Các quá trình nội tại giúp tốc độ tăng trưởng của quy mô:

- Các tiến trình hiệu quả: % người lao động gắn bó, % thời gian xử lý công việc được rút ngắn, rà soát lại các qui trình nội bộ đâu là bộ phận làm tốt, đâu là điều chưa hợp lý - xác định lỗ hỗng để vá. Hãy đưa nhiệm vụ cải thiện các lỗ hổng của quá trình hoạt động nội bộ vào thành một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

- Tốc độ chào bán sản phẩm/dịch vụ mới.

- Tốc độ mua lại, thâu lại sản phẩm/dịch vụ mở rộng.

3- Khách hàng hiện tại: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào?, họ có thích thứ với sp/dv của bạn?, % phản hồi?, % tiêu cực/tích cực?, họ so sánh doanh nghiệp của bạn với đối thủ như thế nào? .... 

4- Tài chính: chi phí, lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng, các chỉ số tài chính ....

Tóm lại: Nếu ta có nguồn nhân lực tốt -> ta sẽ làm tốt các quá trình -> tổ chức đem lại sự hài lòng khách hàng cao -> giúp doanh thu của tổ chức tăng trưởng nhanh và bền vững.

Các giải pháp SOWT (S+O, S+W,...) được đưa ra trong từng mặt trận - sẽ là những mục tiêu cốt lõi để thành công (PI), chọn key nào (KPI) nào là tùy tình hình và ưu tiên của doanh nghiệp ở từng thời điểm.

Điều cuối cùng là khả năng thực thi chiến lược, rất nhiều doanh nghiệp vẽ ra chiến lược hoành tráng, nhưng ngoài thực tế các quá trình không có/ hoặc không đáp ứng để đo lường - gây sụp đổ chiến lược tốn kém phá sản chiến lược. Ứng với mỗi KPI, hãy trả câu hỏi: có công cụ nào để đo lường? thủ công hay tự động?

VD: đi đường trường thì phải chọn xe khác, nếu đi đường núi thì chọn xe khác - nên hãy nhìn con đường trước rồi mới chọn xe để đi, nếu làm ngược lại chọn xe trước khi nhìn con đường ta sẽ mắc sai lầm thực thi.

3) Cải tiến không ngừng: 

Củng cố lỗ hỏng qui trình chi tiết của từng nghiệp vụ của từng trụ cột. Hãy kể ra những gì mình đang làm -> Hãy viết ra những gì đã nói, vẻ lại trình tự các bước -> sau đó hãy làm theo những gì đã viết: đó là bước vẻ qui trình.

Cột thứ 1 là hình vẽ qui trình. Cột thứ 2 là hướng dẫn công việc theo từng bước qui trình. Cột thứ 3 là các qui định và hình thức xử lý khen thưởng, xử phạt tương ứng -> Giúp nhân viên hiểu rõ làm cái gì, làm như thế nào, nếu sai phạm thì bị cái gì, giúp công bằng, rõ ràng.

4) Số hóa và phân tích dữ liệu:

Đưa các qui trình này lên phần mềm, các ứng dụng, app, web ... quản lý phù hợp. Đưa ra các yêu cầu báo cáo phân tích thống kê, các bảng báo cáo nhanh dashboard phản ánh nhanh các chỉ số sức khỏe KPI của doanh nghiệp

Các sai lầm thường gặp:

- Không biết dashboard là gì, mình cần những chỉ số gì nên ko đưa ra được cái cần đo.

- Biết nhưng quá tham, quá nhiều tham số không cần thiết, dư thừa, chỉ làm thêm nặng nề hệ thống báo cáo.

Nên phải chọn lọc cái nào cần, cái nào quan trọng để giúp lãnh đạo có cái nhìn nhanh chính xác tình hình - để từ đó ra quyết định chính xác nhất.

5. Hạ tầng và quản lý dữ liệu: 

khả năng lưu trữ, backup, khả năng phục hồi, khả năng truyền thông tin, tốc độ và bảo mật.

-----------

Tham luận ý kiến CHUYÊN GIA

Tôi đồng ý với việc chuyển đổi số phải đến từ nhận thức, thay đổi tư duy của con người. Nó luôn luôn phải đi trước, vì công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. 

Một ví dụ với các hãng taxi lớn của Việt Nam như Mai Linh hay Vinasun, không phải các đơn vị này phải chờ đến lúc có Grab, Uber mới bắt đầu có sự đầu tư lớn để làm ứng dụng, làm taxi công nghệ. Họ biết mình sẽ phải thay đổi và cũng có kế hoạch làm nhưng chỉ khi có yếu tố cạnh tranh bên ngoài đủ lớn, quá trình này mới diễn ra nhanh hơn rất nhiều. Chậm là bị đào thải, bị thụt lại phía sau, và bị nguy cơ phá sản.

Chúng tôi ra nước ngoài và học được rất nhiều câu chuyện thật của rất nhiều doanh nghiệp đang thực hiện chuyển đổi số và gặp những khó khăn như thế nào trong quá trình đó. Tôi cho rằng, công nghệ mới chỉ là một phần của quá trình chuyển đổi số, quan trọng nhất vẫn là quyết tâm của lãnh đạo, của việc tổ chức bộ máy, nhân sự, vận hành ra làm sao để phù hợp với quá tình thay đổi.

"Chuyển đổi số không phải vấn đề công nghệ"

1. Đầu tiên, Dupont thay đổi tổ chức cấp cao, thành lập các vị trí chuyên trách chuyển đổi số. 

2. Không vội vàng tìm kiếm giải pháp bằng công nghệ, họ tập trung tìm các vấn đề ở cơ sở. Các cuộc khảo sát dưới nhiều hình thức được thực hiện. Họ tổ chức các cuộc hội thảo gồm nhiều đơn vị liên quan để cùng nhau tìm ra vướng mắc và cách giải quyết. Cuối cùng, đã có 9.000 vấn đề được đưa ra, trong đó có tới 7.000 vấn đề được cho là cần phải giải quyết ngay. Toàn bộ tổ chức hàng chục nghìn con người cùng nhau hành động để thực hiện 900 đề án.

“Không phải những tâm tư của lãnh đạo mà chính những tâm tư của nhân viên mới là vấn đề của tổ chức.

3. Sau đó, những hệ thống, những giải pháp phù hợp sẽ được áp dụng để làm biến mất các đoạn tắc nghẽn trong quy trình vận hành, biến những công việc tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực trở nên tinh gọn, tiện lợi hơn.

Đây là bước chuyển đổi số thận trọng sẽ đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm chỉ ra rằng, sẽ không thể có một hệ thống công nghệ nào áp dụng cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Hãy giữ lại những hệ thống cũ, làm cho nó tốt hơn lên bằng những công nghệ mới. Những dữ liệu cũng không cần thiết phải tập trung. Hãy để nguyên dữ liệu ở bộ phận của nó. Khi cần, những nhà quản trị mới tập hợp những dữ liệu phân tán để xử lý và chỉ giữ lại phần kết quả này.

Chuyển đổi số là việc của cả tổ chức chứ không phải của mấy ông công nghệ. Quá trình này không hề tốn kém nếu chúng ta làm đúng. Công nghệ đã nắm trong tay, việc chúng ta phải làm nhắm tới mục đích tăng đột biến năng suất lao động để tìm ra đúng vấn đề cần phải giải quyết.

Emanvn TH