TỰ THIẾT LẬP KPI CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ (NHANH, GỌN, LẸ, XÀI ĐƯỢC LIỀN)

Nghe đến món này nhiều chủ doanh nghiệp Startup & SME sẽ cho rằng:

1. Không cần thiết do quy mô công ty còn nhỏ, và thế là:

- Không kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên => Trả lương 10 đồng mà sấp nhỏ mang lại hiệu quả như trả 3 đồng mà không biết nên xem như là lỗ sấp mặt.

- Không đánh giá được ai làm việc hiệu quả hơn ai, nên bồi dưỡng ai, nên sa thải ai,...=> Dùng sai người, lãng phí nguồn lực.

- Bị phản ứng tiêu cực lúc đánh giá nhân viên cuối năm do không có thang đo rõ ràng mà dựa trên cảm tính (Nhân viên cho rằng sếp thiên vị người này hơn người kia, sếp cố ý đánh giá không tốt để khỏi tăng lương, sếp chơi mất dại để trốn thưởng Tết,...) => Mất người tài.

2. Nghiêm trọng hóa vấn đề, mời chuyên gia tư vấn tùm lum rồi mấy tháng sau vẫn ko thấy có cái gì rõ ràng để xài hết hoặc mang vô xài ko được. Và thế là:

- Nản, không thèm làm nữa => Bị lãnh hậu quả như trường hợp 1.

- Tốn phí tư vấn oan uổng, tốn thời gian vô ích.

- Nhiều lúc trả giá còn nặng hơn gấp mấy lần, nhân viên bỏ đi hết do bất mãn chỉ vì áp dụng cái bảng KPI được chuyên gia tư vấn. Đây là hậu quả nặng nề nhất.

Vài gạch đầu dòng để cho thấy việc xây dựng KPI đúng, nhanh, gọn, xài được ngay sẽ giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp.

---

TẠI SAO NHIỀU DOANH NGHIỆP LÀM SAI ?

Không khó để tìm thấy những comments như sau trên các diễn đàn nhân sự khi có người hỏi "Anh/chị ơi, sếp nói em xây dựng KPI cho công ty nhưng em không biết phải làm gì vì chưa có kinh nghiệm?"

- Trên trang XYZ có mẫu đó bạn, lên đó tải về.

- Mình có sẵn form mẫu từ mấy công ty lớn, bạn nhắn email mình gửi cho.

- Anh A, chị B có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn, nếu công ty bạn cần Out source thì liên hệ.

Và khởi nguồn của sai lầm bắt nguồn từ đây khi các bạn HR chưa có kinh nghiệm cứ thế làm theo mà không hề hiểu bản chất của công việc. Là người xây dựng và triển khai cho công ty chúng ta cần chọn lọc thông tin, dù rất trân trọng những người có tâm và thích giúp đỡ người khác.

Có thể dễ dàng nhận thấy 2 điểm sai cốt lõi ở những Comments trên:

- Mỗi doanh nghiệp có tầm nhìn, chiến lược khác nhau sẽ cần những con người có tiêu chuẩn khác nhau thì làm sao có chuyện lấy tiêu chí đánh giá của công ty này gán qua cho công ty khác được mà cứ bắt chước mấy cái mẫu có sẵn. Điều này cũng tương tự như việc mang tiêu chuẩn đánh giá một người làm kế toán xuất sắc (cẩn thận, chi tiết, cầu toàn,...) áp qua nhân viên bán hàng, và mặc định nhân viên bán hàng nào không có những đặc điểm kia đều là dở hết. Trong khi đó để có thể mang doanh thu về thì cái chúng ta cần ở nhân viên bán hàng là đặc điểm xông pha và liều lĩnh chứ không phải là cầu toàn. Vậy nên mấy mẫu có sẵn chỉ để tham chiếu thôi, rập khuôn là chết ngay.

- Có kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp lớn chẳng có ý nghĩa gì cả nếu những kinh nghiệm đó không khớp với mô hình kinh doanh, chiến lược của doanh nghiệp bạn. Một huấn luyện viên bóng rổ xuất sắc, có kinh nghiệm đánh giá và tuyển chọn những vận động viên bóng rổ cực đỉnh có thể giúp bạn đánh giá năng lực của một vận động viên bơi lội được không nếu anh ta/cô ấy không có kinh nghiệm trong môn bơi lội ?

Nói cách khác kiến thức và kinh nghiệm chẳng để làm gì nếu không phù hợp. Đọc rất nhiều comments chẳng thấy ai hỏi "Anh/chị đó có kinh nghiệm trong ngành này không? Có hiểu công việc của từng phòng ban trong ngành không? Có hiểu mô hình kinh doanh này không và có kinh nghiệm triển khai với công ty có mô hình đó chưa?".

Sai lầm của rất nhiều công ty vừa và nhỏ là khi chọn người tư vấn xây dựng KPI hay dựa trên Profile hoành tráng, từng làm trong các công ty lớn. Nói luôn là phần lớn những người này hầu như không có kinh nghiệm triển khai hệ thống cho Startup hoặc công ty vừa và nhỏ; người có kinh nghiệm rất ít. Họ triển khai theo thói quen dựa trên hệ thống sẵn có là chính nên hay áp những gì họ làm quen lên doanh nghiệp của bạn, thế là xài không được.

Họ không dở, chỉ là không phù hợp với doanh nghiệp của bạn mà thôi.

* Cần lưu ý chỗ này: Hiện tại VN đang lạm phát chuyên gia nên nếu thuê người tư vấn ngoài hay cân nhắc cho kỹ. Đừng tin những lời PR trên báo chí rồi lãnh đủ. Những người giỏi thực sự không bao giờ khoe khoang bản thân hay để người khác nâng bi theo kiểu "Chuyên gia số 1, chuyên gia xuất sắc,....". Không tin ư ? Mua thử vài khóa học Online rẻ bèo của To...đang được báo chí, truyền hình liên tục thổi phồng để trải nghiệm thử là ngấm đòn ngay.

---

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỰ XÂY KPI PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP CỦA MÌNH ?

Bạn đã đẻ chưa ? Ủa chưa hả ? Cũng không sao, nhưng hãy tưởng tượng mình vừa mới đẻ cùng lúc 2 đứa và đã qua thời gian ở cử. Đây là lúc bạn bắt đầu công việc nuôi dạy sấp nhỏ với mong muốn một đứa trở thành "Cầu thủ bóng đá giỏi như Công Phượng" và một đứa trở thành "Kỳ thủ cờ vua giỏi như Quang Liêm" (Xem như 2 đưa nhỏ có tố chất để đào tạo thành tài như mong muốn của bạn). Chúng ta sẽ có 3 nhiệm vụ lớn cần tập trung để hai đứa nhỏ phát triển là:

1. Bồi dưỡng thể lực.

Trong nhiệm vụ này chúng ta cần tụi nó làm những việc như sau:

a/ Ăn uống, ngủ nghỉ đúng giờ và đủ chất với chỉ số đo lường gồm: 

a1. Ăn mấy chén cơm, mấy con cá, mấy gram thịt, mấy kg rau, uống mấy hộp sữa trong 1 ngày?

a2. Ngủ bao nhiêu tiếng, mấy giờ ngủ trong 1 ngày?

b/ Tập thể dục đều đặn với chỉ số đo lường gồm: 

b1. Hít đất mấy cái, chạy bộ bao nhiêu km vào lúc mấy giờ, buổi sáng hay chiều trong 1 ngày?

b2. Mát xa phục hồi cơ bắp bao nhiêu lần, 1 lần bao nhiêu phút trong 1 ngày?

 

2. Bồi dưỡng trí tuệ

Trong nhiệm vụ này chúng ta cần tụi nó làm những việc như sau:

a/ Học làm người, học ứng xử, giao tiếp với chỉ số đo lường gồm: 

a1. Học môn abc mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

a2. Học môn xyz mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

b/ Học văn hóa trên trường.

b1. Học môn abc mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

b2. Học môn xyz mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

c/ Học tư duy dành riêng cho nghề nghiệp chuyên môn ?

c1. Học môn abc mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

c2. Học môn xyz mấy phút/ngày, phải đạt bao nhiêu điểm?

 

3. Bồi dưỡng sức khỏe tinh thần

Chỉ có ăn, ngủ và rèn luyện thì sấp nhỏ sẽ bị khùng ngay nên chúng ta cần thêm phần này để cho mấy đứa nhỏ cân bằng.

a/ Chơi với ba mẹ với chỉ số đo lường gồm:

a1. Nói chuyện tâm sự bao nhiêu phút/ngày, nói chuyện gì?

a2. Đi du lịch với ba mẹ bao nhiêu lần/năm?

b/ Chơi với bạn với chỉ số đo lường gồm:

b1. Bao nhiêu tiếng/ngày, chơi ở đâu là vui nhất?

c/ Giải trí cá nhân vói chỉ số đo lường gồm:

c1. Chơi game bao nhiêu tiếng/ngày, chơi game gì?

c2. Nghe nhạc, xem phim bao nhiêu tiếng/ngày?

 

Với mỗi đứa trẻ; tỉ trọng của mỗi nhiệm vụ, mỗi việc cần phải làm và tiêu chí đánh giá của mỗi đứa sẽ phải khác nhau.

Nếu như đứa nhỏ sẽ trở thành Công Phượng tương lai sẽ cần tập trung thật nhiều vào thể chất, cần học sơ sơ để lên lớp, cần học nhiều về cách phối hợp với người khác.

Trong khi đứa sẽ trở thành "Quang Liêm" chỉ cần tập thể dục vừa đủ để khỏe, học sơ sơ trên trường, nhưng phải học rất nhiều về tư duy chiến thuật và ra quyết định độc lập. Nói cách khác, khi mục tiêu tổng thể khác nhau thì mọi thứ phía sau sẽ khác nhau hết dù cái sườn chính hao hao giống nhau.

Việc thiết lập KPI cho doanh nghiệp cũng tương tự như thế. Chúng ta phải bắt đầu từ định hướng và mục tiêu chiến lược trước, từ đó mới biết doanh nghiệp cần có cơ cấu tổ chức thế nào, cần mấy phòng ban, tập trung vào những nhiệm vụ chính nào, sau đó chia nhỏ hơn để biết cần làm những việc gì và chỉ số nào để đánh giá cho từng công việc cụ thể đối với từng phòng ban và từng cá nhân.

Để làm điều này, HR không chỉ biết làm chuyên môn mà còn phải hiểu kinh doanh, hiểu ngành, hiểu thị trường, hiểu công việc của từng phòng ban ở từng cấp độ khác nhau. Ngày nào còn không hiểu, việc xây dựng KPI sẽ rất khó để khớp và ứng dụng. Chưa kể không hiểu sẽ bị lừa bởi những chuyên gia dỏm và còn bị lừa bởi chính nội bộ.

Có một Marketing Manager kia đã tranh cãi với HR và giành phần thắng về phía mình trong đợt review lương cuối năm. Anh này cho rằng bản thân làm rất được việc khi lần nào tổ chức hội thảo cho công ty cũng mời được khách hàng đến tham dự đông nghẹt. HR thì cho rằng anh này làm việc không hiệu quả do không mang về doanh số dù khách mời nhiều tuy nhiên vì không thực sự hiểu về Marketing nên không có cách nào để cãi lý được. Nếu HR biết rằng số lượng khách hàng không phải là tiêu chí đo lường chính xác, mà phải là số lượng khách hàng mục tiêu (Khách trong phân khúc của công ty, khách có nhu cầu mua hàng, có tài chính, có khả năng ra quyết định,...) thì đảm bảo vị trưởng phòng chuyên mời khách hàng "Không tiềm năng" kia đã tâm phục khẩu phục rồi.

Một trong những điểm nhiều công ty thường làm sai khi thiết lập KPI dù đã biết cái Logic trên là chỉ dừng ở mục "Các công việc cần phải làm" (Các mục a, b, c) mà không có tiêu chí đo lường cụ thể (mục a1, a2, b1, b2,....) hoặc đưa ra con số rất cảm tính, không khả thi nên bị phản ứng dữ dội. Vài gạch đầu dòng ví dụ bên dưới được nhiều công ty cho rằng đó là KPI sẽ cho các bạn thấy rõ hơn sai chỗ nào:

- Tuân theo chỉ thị của cấp trên => Dựa vào cái gì để đánh giá là có làm theo chỉ thị hay không và trong phạm vi công việc nào ? Không lẽ không chịu đi ăn khuya 1:1 với sếp cũng là không tuân theo chỉ thị ? Cái này không phải KPI.

- Luôn niềm nở và tươi cười với khách hàng (KPI cho Sales trong nhiệm vụ "Chăm sóc khách hàng") => Đây là việc phải làm chứ không phải KPI có tiêu chí đánh giá rõ ràng. Tiêu chí cần thêm vô phải là trong 1 tháng cười như điên thì "bao nhiêu khách hàng cũ quay lại" mới đủ. Tất nhiên là không phải lúc nào cũng cười, cười vô mặt khách hàng lúc họ đang buồn thì đi nhặt răng không kịp nhé.

- 90% người Việt Nam biết đến sản phẩm (KPI của công ty mới Startup vài hôm) => Tiêu chí này rõ ràng, nhưng có sự "Hoang tưởng" không hề nhẹ. Nếu hiểu về Marketing sẽ thấy rất vô lý (Có thể đọc bài "Tư duy chiến lược ở cấp độ tổ chức" và "Sales như tán gái, Marketing như cua trai" đã đăng trên tường cách đây mấy tháng để hình dung rõ hơn)

---

KPI ĐÃ THIẾT LẬP RỒI CÓ THAY ĐỔI ĐƯỢC KHÔNG ? VÀ KHI NÀO THÌ NÊN ĐỔI?

Không phải có thể mà là "Phải" thay đổi khi kinh doanh có sự thay đổi.

Chỉ cần mục tiêu chiến lược thay đổi là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và KPI phải thay đổi ngay lập tức để phù hợp với định hướng mới. Chúng ta không thể giữ lại những tiêu chí đánh giá cũ cho kế hoạch mới được.

Ví dụ như sau vài năm, đứa nhỏ không muốn chơi bóng đá nữa mà thích bơi lội thì việc giữ lại cái tiêu chí đánh giá chạy nhanh 100 mét trong 12 giây còn có ý nghĩa gì nữa. Làm sao có thể dựa vào đây mà đánh giá đứa nhỏ có bơi giỏi hay không được.

Đến đây chắc hẳn chúng ta có thể thấy rằng để HR có thể xây dựng KPI hoàn chỉnh cho doanh nghiệp cần rất nhiều kiến thức và trải nghiệm. Hoàn toàn không thể lấy cái của doanh nghiệp A áp qua doanh nghiệp B được vì ngay cả khi mô hình kinh doanh giống nhau thì chắc gì mục tiêu chiến lược giống nhau mà bắt chước. Mong rằng dựa vào Logic này thì mỗi doanh nghiệp đều có thể tự xây dựng KPI cho mình thật nhanh, tinh gọn, có tính ứng dụng cao để thúc đẩy hiệu suất và hiệu quả kinh doanh trong một thế giới lắm thầy nhiều ma, lạm phát chuyên gia dỏm.

Có một bạn chia sẻ đã thuê một chuyên gia về tư vấn mà mất 9 tháng không xong cái KPI, công ty thì chưa đến 50 người. Cũng phải thôi, chuyên gia có hiểu gì về mô hình kinh doanh, chiến lược kinh doanh đâu mà tư vấn. Cũng may là bị kẹt chứ bàn giao cho cái bộ KPI sai bét thì công ty đó còn phải trả giá nặng hơn rất nhiều. Trên thực tế nếu hiểu kinh doanh, hiểu ngành, hiểu công việc của từng phòng ban ở từng vị trí, chỉ mất không quá 9 ngày là các bạn có thể làm xong bộ KPI cho công ty của mình rồi. Nên tự làm thì hơn vì các bạn là người hiểu công ty mình nhất. Chỉ là các bạn đủ tầm và kiến thức hay không thôi. Nếu chưa đủ thì mời chuyên gia tư vấn tạm, nhưng hãy đặt câu hỏi dựa trên Logic xây dựng KPI để coi chuyên gia sẽ trả lời thế nào nhé. không trả lời được thì đừng thuê, mất uy tín với CEO ngay đó.

---

VÀI LƯU Ý DÀNH RIÊNG CHO CEO:

- KPI để giúp chúng ta có tiêu chí đánh giá rõ ràng và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên nên phải xây dựng sao cho nhân viên cảm thấy đó là cái đích cần hướng tới chứ không phải cảm giác bị trừng phạt, bị ép (chỉ tiêu số lần lỗi - rồi lại canh để bắt lỗi).

- Phải chia sẻ tầm nhìn, chiến lược cho HR chứ đừng khư khư quan điểm "HR biết gì về kinh doanh, về bán hàng, về Marketing mà nói chi cho mất công". Nếu chưa biết thì cho đi học, cho trải nghiệm và dành thời gian chia sẻ để giúp HR hiểu hơn về kinh doanh, về công việc của các phòng ban khác. Không chia sẻ mục tiêu chiến lược thì ai mà làm được bộ KPI chính xác.

* Bài viết chỉ giúp các bạn hình dung rõ Logic để xây KPI cho doanh nghiệp vừa và nhỏ chứ không thể chỉ dẫn chi tiết được vì chủ thớt có biết mục tiêu chiến lược của công ty các bạn là gì đâu. Chưa kể chủ thớt chỉ rành một vài ngành nghề thôi nên cuối cùng vẫn là các bạn HR hãy học thêm thật nhiều mấy món đã đề cập phía trên để làm cho đúng và xài được ngay. Đừng vì phòng bạn dán nhãn HR mà cứ gói gọn trong các môn: Tính lương, Excel, xây dựng lương 3Ps, luật nhân sự,.... chỉ nhiêu đó thì không thể leo lên vị trí HR Director đúng nghĩa đâu, có lên được thì cũng chỉ là danh hão thôi chứ không được trọng dụng như lẽ ra phải thế.

 

Nguyễn Thanh Phong