THỊ TRƯỜNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

 

Tìm hiểu về định hướng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp, dễ dàng nhìn thấy được các xu hướng quan tâm phổ biến trên google như:

Erp – giải pháp hiệu quả nhưng cần một tầm nhìn và hướng đi đúng?

Tầm quan trọng của erp đối với doanh nghiệp vừa và lớn?

Hướng đi nào cho doanh nghiệp việt để triển khai ERP hiệu quả?

Tại sao lại không triển khai erp trước mà nên triển khai crm trước?

Quy mô giải pháp ERP: Chỉ có vừa và lớn?

Làm sao để triển khai 1 dự án erp gọi là thành công?

ERP VỚI KHÁT KHAO MANG LẠI LỢI ÍCH CHO KHÁCH HÀNG

Nhìn chung thị trường phần mềm ERP hiện nay bao gồm hàng trăm nhà cung cấp lớn nhỏ khác nhau. Các nhà cung cấp những giải pháp ERP hàng đầu như: SAP, Oracle, Infor, và Microsoft, thường nhắm đến các khách hàng lớn. Những sản phẩm của họ có tính năng toàn diện và phục vụ cho rất nhiều ngành nghề đa dạng. Do đó, cũng dễ hiểu vì sao phần mềm từ những nhà cung cấp này thường có Tổng chi phí sở hữu (TCO) rất cao và mất nhiều thời gian hơn để triển khai (từ 24-36 tháng). 

Tuy vậy, các nhà cung cấp này đều đang chuyển trọng tâm vào công nghệ đám mây (ERP nền web) nhằm giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu và hướng nhiều hơn đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các công ty này không chỉ chiếm thị phần chi phối mà còn đang định hình lại khái niệm về hệ thống ERP với các phát kiến công nghệ mới của mình.

Một điểm cần lưu ý là đa số các dự án ERP đều bị vượt ngân sách dự kiến. Theo một khảo sát khác cũng do Panorama Consulting thực hiện vào năm 2016 thì 57% số dự án bị đội ngân sách & chỉ 43% số dự án ERP hoàn thành đúng theo mốc thời gian dự kiến. Những lý do chủ yếu khiến dự án ERP cao hơn ước tính là quy mô, phạm vi dự án được mở rộng trong quá trình thực hiện, chi phí nhân lực bị ước tính quá thấp, không lường trước những vấn đề kỹ thuật và tổ chức có thể gặp.

Đánh giá tính năng là một bước không thể thiếu trong quy trình chọn lựa phần mềm ERP. Thách thức chính là làm thể nào để tìm ra lựa chọn thích hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn giữa một rừng nhà cung cấp, sản phẩm, cấu hình, và tính năng của các phần mềm ERP. Một nguyên nhân khác từ phía các nhà cung cấp ERP là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực DN còn quá ít và không phải nhà cung cấp nào cũng sở hữu chuyên gia giỏi.

Điểm mấu chốt vẫn nằm ở yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, và do đó bước tập hợp và ghi nhận yêu cầu là cực kỳ quan trọng. Người đứng đầu doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi chiến lược để chọn được hệ thống ERP phù hợp nhất. Bạn mong đợi gì từ hệ thống ERP? Bạn mong muốn phòng ban hoặc năng lực nào được cải thiện nhiều nhất? Bạn muốn dự án ERP hoàn thành trong khoảng thời gian nào? Kế hoạch phát triển trong tương lai của bạn là gì? v.v…

Một hệ thống ERP lõi cần đáp ứng các quy trình cơ bản của doanh nghiệp như: sản xuất, tài chính, nhân sự, thu mua, kho hàng, quản lý sale, quản lý báo giá và hợp đồng, xử lý đơn hàng, theo dõi giao hàng ... Một hệ thống ERP mở rộng sẽ được bổ sung các phân hệ cao cấp hơn như CRM (quản lý quan hệ khách hàng), quản lý chuỗi cung ứng, APS (hoạch định và điều phối sản xuất nâng cao), quản lý dòng đời sản phẩm, e-commerce…

Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ. Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các best-practice trong nghiệp vụ. Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác, như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP. Không có một mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp, mỗi hệ thống ERP cần được xây dựng dựa trên yếu tố ngành nghề, các điều kiện thuận lợi và khó khăn đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP. Quản trị tài chính là phần cốt lõi trong hầu hết các hệ thống ERP. Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, hệ thống ERP bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…). Đối với các doanh nghiệp thương mại như bán buôn, bán lẻ, hệ thống ERP phải bao gồm quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng – thiết bị…

Với các doanh nghiệp có mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp bao gồm hai lớp phục vụ hai mức độ quản trị: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên. Lớp quản trị tập đoàn gồm những quy trình nghiệp vụ xuyên suốt toàn doanh nghiệp hay hỗ trợ quản trị hợp nhất ở mức độ tập đoàn, ví dụ quản trị tài chính, quản trị nhân sự, và hệ thống báo cáo tổng hợp (BI). Lớp quản trị ở các đơn vị thành viên gồm những quy trình nghiệp vụ phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù như bán hàng, sản xuất, quản lý dự án, quản lý khách hàng…

Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình. Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn, và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối. Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp này không thể giống nhau.

ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai. Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng lực công nghệ và năng lực hỗ trợ. Năng lực tư vấn theo ngành nghề được nhà triển khai tích luỹ qua nhiều dự án trong cùng ngành. Ví dụ một nhà triển khai có kinh nghiệm trong ngành ngân hàng sẽ triển khai dự án mới cho một ngân hàng nhanh hơn với rủi ro thấp hơn. Kinh nghiệm về nghiệp vụ cung cấp các best-practice, không chỉ best-practice tích hợp trong giải pháp mà còn các best-practice được nhà triển khai đúc rút từ hiểu biết trong môi trường kinh doanh nội địa và yếu tố nghiệp vụ áp dụng tại các doanh nghiệp mà họ đã triển khai.

Hệ thống ERP không đứng riêng một mình. Thường có yêu cầu tích hợp để hệ thống quản trị mới của doanh nghiệp kế thừa những hệ thống đã đầu tư từ trước hoặc liên kết với những hệ thống nghiệp vụ khác, ví dụ tích hợp giữa ERP với Core Banking trong ngân hàng hay ERP với POS trong doanh nghiệp bán lẻ. Tích hợp là công việc phức tạp, đòi hỏi năng lực công nghệ rất cao từ nhà triển khai. Ngoài kỹ năng lập trình, họ phải nắm được các nền tảng công nghệ, giải pháp bảo mật và luồng thông tin trong nghiệp vụ.

KẾT LUẬN:

Giải pháp nào cũng đều đáp ứng những quy trình quản lý từ: Mua hàng /Bán hàng /sản xuất /Kho /Tài chính /Dịch vụ /Quản lý dự án … Do vậy, tùy vào điều kiện về doanh thu, trình độ nhân sự, chủ Doanh nghiệp nên chọn cho doanh nghiệp của mình giải pháp ERP phù hợp cả về chi phí đầu tư ban đầu, chi phí duy trì phần mềm hàng năm (License + dịch vụ hỗ trợ của nhà triển khai) - chưa kể đến chi phí hạ tầng vận hành, đội ngũ vận hành phần mềm tại chính doanh nghiệp. Nếu chọn sai giải pháp ERP và nhà cung cấp dịch vụ triển khai không phù hợp với doanh nghiệp, thì dù hệ thống có vận hành được, doanh nghiệp cũng không tận dụng được những ưu điểm và lợi ích của ERP trong việc hỗ trợ ra quyết định. Như vậy hệ thống ERP vô tình đã trở thành gánh nặng về chi phí duy trì hàng năm cho doanh nghiệp.

Nếu hệ thống triển khai không thành công thì coi như chi phí đầu tư đổ xuống sông xuống biển, những dự án như này gây thiệt hại cho doanh nghiệp không chỉ về tiền mà ban lãnh đạo doanh nghiệp còn mất uy tín với chính những người trong chính doanh nghiệp đó. Chính vì thế mà chủ doanh nghiệp ngậm đắng nuốt cay để cùng với nhà cung cấp PR (Quảng cáo) là dự án ERP của họ thành công. Với ước mong bán được cổ phần của Doanh nghiệp, có những doanh nghiệp cố sống cố chết Golive cùng với nhà cung cấp. Sau một thời gian, họ gọi tôi đến chẩn bệnh để bảo trì hệ thống ERP mà họ triển khai: 8 Phân hệ nhưng thực chất chỉ có 3 phân hệ dùng được khoảng 50% còn lại 5 phân hệ đắp chiếu không dùng được tý gì. Khi tôi hỏi vui họ đánh giá giải pháp hàng đầu thế giới này thế nào, thì tôi rất bất ngờ nhận được câu trả lời "Không bằng phần mềm X và Y". Đây là sự thật nghiệt ngã về giải pháp ERP hàng đầu thế giới cùng những nhà cung cấp bán những giấc mơ không có thật và tất nhiên với những dự án ERP như này, tôi thấy không có gì để Bảo Trì cả nên Tôi đã không nhận lời.

Có nhiều chủ doanh nghiệp bị ảo (Bị sales của hãng và nhà cung cấp "Thuốc") là phải triển khai giải pháp ERP số 1 hay số 2 quốc tế thì thương hiệu doanh nghiệp mới lên tầm, khi bán doanh nghiệp mới có giá trị. Câu này về mặt lý thuyết và theo chiều thuận thì đúng. Nên nhiều chủ doanh nghiệp quên rằng, các nhà đầu tư họ đâu chỉ quan tâm đến có phải đó là ERP số 1 hay số 2 không đâu. Mà cái họ cần đầu tiên là ý tưởng và cách thức tổ chức vận hành có rõ ràng và mang lại lợi nhuận trong tương lai hay không? Chứ nếu đưa giải pháp số 1 hay số 2 vào mà chi phí duy trì hệ thống ERP lại trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp thì đó lại là một điểm trừ chứ không phải điểm cộng.

Kết luận là:

• Tất cả các giải pháp ERP trên, tư duy về ERP như nhau, cũng cho phép các nhà cung cấp phần mềm phát triển thêm các Add-on trên đó hay họ cũng đều có những giải pháp đặc thù ngành riêng chứ không phải chỉ giải pháp số 1 hay số 2 mới có;

• Thực trạng ở các doanh nghiệp là Quy trình hoạt động chưa được chuẩn hóa, không ổn định. Các giải pháp ERP nếu phải “GÒ ÉP” hệ thống theo quy trình lạc hậu của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất nhiều công đoạn thủ công thì việc hiệu chỉnh giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. Thậm chí có những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, nhiều nơi chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát;

• Đầu tư ERP ngoài việc đánh giá nhà cung cấp thì cần xem lại chất lượng quy trình & nhân sự quản lý của chính doanh nghiệp, về khả năng am hiểu quy trình và khả năng ứng dụng CNTT, chất lượng nhân sự quản lý không đồng đều cũng là yếu tố cần xem xét; 

• Đầu tư ERP là đầu tư dần dần từng giai đoạn không nên đầu tư một lần, vì một lần sẽ không bao giờ kết thúc bởi hàng tá vấn đề đến từ người dùng cuối, cũng như của nhà cung cấp;

• Một nguyên nhân khác từ phía các nhà cung cấp ERP là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực DN còn quá ít và không phải nhà cung cấp nào cũng sở hữu chuyên gia giỏi;

• Muốn biết nhà cung cấp tốt hay không thì nên xem họ có bao nhiêu khách hàng duy trì sử dụng hàng năm;

• Muốn biết nhà cung cấp đó triển khai cho khách hàng có thành công hay không thì tốt nhất bạn nên đến khách hàng của họ mà thăm và nên nhớ là hãy nhờ chính các khách hàng này giới thiệu về phần mềm mà họ đang vận hành để đảm bảo rằng bạn đang không bị xem hàng Fake. Nếu họ trả lời thông suốt các vấn đề họ gặp phải trong việc triển khai và giải quyết được những câu hỏi về nghiệp vụ quản lý mà bạn hỏi, thì có nghĩa là bạn đang được xem hàng chuẩn, còn không thì là ngược lại;

• Để đầu tư ERP thành công, bạn nên nhớ xây dựng yêu cầu người dùng cuối (mỗi nghiệp vụ kèm theo đầy đủ các quy trình, quy định, báo biểu). Sau đó yêu cầu các nhà cung cấp mang phần mềm đến Demo - vì phần mềm nào cũng Demo được cả. Không phải như một số nhà cung cấp nói là không thể demo mà họ chỉ demo dạng slide cưỡi ngựa xem hoa. Nếu không demo cẩn thận thì bạn đang được người bán hàng bán cho Bạn những giấc mơ, mà giấc mơ đó chắc chắn là giấc mơ không có thật.

Chúc các bạn thành công với sự nghiệp đầu tư ERP.

 

Emanvn T/H | techinsight | trginternational | Hà Quốc Thạch