ĐỪNG XEM NHẸ VAI TRÒ CỦA BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC (MTCV)

Một bản mô tả công việc tốt sẽ hệ thống hóa công việc trong doanh nghiệp, giúp nhân viên nắm bắt được nhiệm vụ hằng ngày của mình. MTCV có ý nghĩa quan trọng đối với cả các ứng viên và nhà tuyển dụng.

Thực trạng ở nhiều đơn vị khảo sát:

 

1) Hỏi từ CEO đến nhân viên không ai có cả. Trường hợp này chiếm 70%.

 

2) Trả lời trong lúc phỏng vấn thì có đọc, nhưng sau đó cất ở đâu rồi không nhớ. Trường hợp này chiếm 30%.

 

Từ 2 trường hợp này nó dẫn đến một thực tế là: không ai trong công ty biết rõ việc của mình có thật sự liên quan đến mục tiêu chung của công ty hay không.

 

Nhìn sơ qua, thì thấy ai cũng chăm chỉ làm việc, ai cũng hoàn thành mục tiêu của mình. Nhưng khi ráp nối lại, những việc CEO làm, những việc leader làm, và những việc nhân viên làm, không thật sự khớp với nhau, và không cùng hướng về mục tiêu chung.

 

Hậu quả như sau:

 

1) Quen cách giao việc cho nhân viên theo kiểu “em làm cái này cho anh, em phụ trách cái kia cho anh, em xử lý cái nọ cho anh”. Lâu dần nhân viên họ mặc định trong đầu là những gì CEO giao mới là công việc của họ, và nhân viên rơi vào tình trạng bị động chờ sếp giao việc, không giao thì cứ ngồi đó chờ chứ không chủ động tìm việc mà làm. Mà khổ nỗi, CEO thì bận đầu tắt mặt tối, đâu còn tâm trí để nhớ mà giao việc cho nhân viên. Cả công ty rơi vào tình trạng CEO thì bận, nhân viên thì rãnh và thụ động - ngồi chờ lương.

 

2) Đặc biệt là tình huống rất phổ biến trong các công ty có 2-3 hoặc nhiều hơn các cổ đông sáng lập. Do mới thành lập chưa có nhiều tiền nên một người thường kiêm nhiệm 2-3 vị trí cùng lúc. Và nếu như không có MTCV cụ thể cho từng người, cho từng vị trí thì rất dễ dẫn đến thiếu sót và chồng chéo trong công việc. Trong các cuộc họp, vì ai cũng là chủ nên ai cũng có quyền nói, ai cũng có quyền ý kiến, ai cũng có quyền phản bác. Cuối cùng dẫn đến cự cãi nhau, mất hòa khí mà chẳng chốt lại được vấn đề.

 

3) Hoặc các công ty chồng là CEO, vợ là kế toán trưởng chẳng hạn. CEO quyết rồi nhưng Kế toán trưởng lại bác thẳng thừng mà chẳng giải trình lý do chính đáng. Hoặc kế toán trưởng lại xen vào quyết cả những việc liên quan đến sale, marketing mà CEO cũng không nói gì. Nhân viên thì chẳng ai dám nói vì là vợ sếp mà. Lâu ngày nhân viên ấm ức khó chịu thì họ nghỉ việc thôi.

 

4) Không có MTCV bạn không thể triển khai các chỉ tiêu cần hoàn thành mỗi tháng vì nhân viên không biết làm như thế nào. Dẫn đến việc bạn không thể kiểm soát, quản lý hay đo lường, đánh giá chất lượng cũng như kết quả công việc của nhân viên để từ đó đưa ra điều chỉnh cho tốt hơn. Để khắc phục tình trạng này bạn tìm đến các giải pháp như KPIs, OKRs,…nhưng càng áp dụng vào càng rối và bất ổn hơn.

 

5) Không có MTCV bạn không thể biết nhân viên ở công ty họ làm cái gì. Về đến công ty hỏi thì ai cũng báo cáo là mọi việc đều ổn thưa sếp. Bạn cũng ờ ờ mà chẳng biết ổn cái gì. Không biết quản lý cấp trung chỉ đạo những gì, có làm đúng theo những gì trao đổi với bạn hay không. Nhiều khi bạn muốn xác thực lại thông tin nhưng ngại va chạm.

 

6) Ở góc nhìn từ dưới lên, nhân viên họ cũng không biết CEO của mình làm cái gì, đường hướng, kết quả ra sao. Chính vì không ai quy định MTCV cho CEO, nên CEO có làm đúng vai trò vị trí của mình hay không cũng không có ai quản lý, giám sát. Không có MTCV, CEO dễ rơi vào tình huống dành thời gian cho nhiều việc không liên quan đến mục tiêu chung của công ty, sử dụng thời gian lãng phí mà không tập trung vào công việc.

 

7) Bạn là chủ/CEO doanh nghiệp, bạn trả lương cho nhân viên của mình nhưng rốt cục bạn lại không nắm được công việc của họ thì liệu đồng lương bạn trả có thật sự hiệu quả hay không. Chưa kể đến lúc phát sinh vấn đề không biết truy cứu trách nhiệm từ ai để mà xử lý.

 

Do đó cần làm rõ ra, ai là CEO thì sẽ MTCV cho CEO, ai phụ trách sale thì có MTCV cho sale, nếu kiêm nhiệm 2 vị trí thì cần có 2 MTCV cho 2 vị trí đó.

 

Các anh chị thấy đó, MTCV giúp cả công ty đi cùng về 1 hướng, tập trung được sức mạnh của tập thể. Khi mọi người nắm rõ được MTCV của mình họ sẽ chủ động phối hợp với nhau, nhắc nhở nhau mà không cần đến CEO có mặt ở đó.

 

MTCV không phải để cất tủ, mà cần được dán ở bàn làm việc của mỗi người, hằng ngày nhìn vào nó cho đến khi nó được khắc vào não bộ, thấm vào trong máu.

 

*** Chú ý: nhiều doanh nghiệp trì trệ, không cất cánh nổi vì quản lý các cấp tập trung phần lớn thời gian của mình làm chuyên môn thay vì làm quản lý! Thực tế này phổ biến đến mức đã trở thành bệnh kinh niên của nhiều doanh nghiệp. Ngẫm lại xem đơn vị mình có đúng thế không nhé…

 

Và dù là quy trình, hợp đồng hay giao dịch mua bán, hãy làm sao thuận tiện nhất có thể cho khách hàng và hãy cố gắng giảm thiểu rủi ro hết mức có thể cho họ (rủi ro hàng đểu, hàng giả, hàng chất lượng kém, số lượng thiếu, giá mua bị hớ, giao hàng không đúng hẹn, bảo hành không như cam kết...). Làm được điều đó, công ty bạn sẽ thành công! Yes/No?

 

 

Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh của các anh chị.

 

Lê Thanh Duy | Nguyễn Hữu Long