10 TẢNG BĂNG TRÔI LÀM HỎNG DỰ ÁN CỦA BẠN

 

Mặc dù không có cách nào chắc chắn để loại bỏ tất cả những thách thức tiềm ẩn có thể nảy sinh, nhận thức được chúng và chuẩn bị tốt trước có thể giúp chúng ta dễ dàng quản lý hơn.

 

1. Mục tiêu không rõ ràng

Một dự án không có mục đích rõ ràng sẽ gây nhầm lẫn và mọi người thất vọng. Nó giống như yêu cầu họ bắn một mũi tên khi bịt mắt không biết mục tiêu ở đâu. Rốt cuộc, nếu bạn không biết điểm đến của bạn là gì, làm thế nào để biết khi bạn đến nơi?

 

Mục tiêu dự án tốt nên ngắn gọn và đơn giản - bạn nên nén nó trong 140 ký tự.

2. Chi tiết kế hoạch không đầy đủ.

Thông thường, kế hoạch dự án không nói lên đầy đủ chi tiết để đảm bảo thành công. Điều này không chỉ có thể gây nhầm lẫn cho các thành viên trong nhóm, mà nó có thể dẫn đến ước tính thời gian và chi phí không chính xác.

Giải pháp cho việc này là chia nhỏ từng phân đoạn của dự án thành các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ chi tiết hơn. Đây là những nhiệm vụ có thể được hoàn thành không quá một hoặc hai ngày trong hầu hết các trường hợp. Đối với các dự án lớn hơn, phức tạp hơn, chúng cũng không nên mất quá năm ngày làm việc.
 

 

3. Phát sinh leo thang.

Mỗi dự án đều có mức độ thay đổi về phát sinh. Điều đó không thể tránh khỏi, bởi vì những vấn đề không lường trước sẽ nảy sinh đòi hỏi một số thay đổi. Điều quan trọng là không để chúng làm hỏng toàn bộ dự án.

Người quản lý giỏi phải cân nhắc kỹ lưỡng các yêu cầu thay đổi phát sinh. Nếu phát sinh của dự án được mở rộng, hãy đảm bảo mở rộng ngân sách và thời hạn cho phù hợp. Nếu không, dự án và các thành viên của nhóm sẽ trở nên quá căng thẳng để hoàn thành mọi thứ đúng giờ.

 

4. Sai lầm trong chọn người tham gia công việc.

Đảm bảo chọn đúng người sẽ làm việc cho dự án. Họ cần có kinh nghiệm, kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Người quản lý dự án nên thực hiện đánh giá cẩn thận, trung thực trước khi bắt đầu công việc. Đôi khi cần một số đào tạo hoặc cố vấn có thể lấp đầy khoảng cách. Đôi khi có thể cần thuê bên ngoài một số công việc liên quan.

 

5. Trách nhiệm giải trình.

Điều quan trọng là mỗi người trong nhóm đều thực hiện rõ ràng về vai trò của mình và chịu trách nhiệm về sự hoàn thành công việc của họ. Việc thiếu trách nhiệm giải trình có thể dẫn đến sự gián đoạn toàn bộ dự án, đặc biệt là ở những nơi khâu trọng yếu.

Một biểu đồ dự án cho thấy rõ ràng các giao việc dự án có thể giúp đỡ rất nhiều. Không chỉ mỗi thành viên của nhóm nhìn thấy và hiểu được các công đoạn thuộc trách nhiệm của mình, cũng nhưng các công đoạn của tất cả các thành viên trong nhóm hoàn toàn minh bạch.

 

 

6. Quá trình, phương pháp, phương sách không nhất quán.

Việc có mẫu nhất quán, công cụ và thủ tục phù hợp làm cho dự án dễ quản lý và chạy hiệu quả hơn. Mặc dù mỗi dự án có thể thay đổi về quy mô, phạm vi và thành viên trong nhóm, quá trình này thường giống nhau, hoặc rất giống nhau.

Vẽ sơ đồ công việc bằng sơ đồ luồng. Chú ý nó được tạo ra từ quan điểm, tính chất của công việc, chứ không phải từ cá nhân người làm công việc. Bằng cách đó, các thành viên mới của nhóm hoặc nhà thầu bên ngoài có thể nhanh chóng hiểu được vai trò của họ và cách họ tương tác phù hợp với cấu trúc dự án tổng thể.

 

 

7. Giao tiếp thông tin, tin tức, trao đổi, liên lạc kém.
Các nhà quản lý dự án luôn luôn giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm. Điều này cần phải là một con đường hai chiều. Thiết lập điều này như là một phần của quá trình dự án, để có thông tin liên lạc thường xuyên. Biết được bất kỳ sự chậm trễ hoặc các vấn đề có thể xảy ra sớm hơn có thể giúp bạn tránh được các vấn đề nghiêm trọng hơn.

 

8. Thời hạn không thực tế.
Đôi khi, một thời hạn ngắn được ưu tiên cho một tệp khách hàng cao cấp với một dự án quan trọng, có thể có được một đội ngũ tập trung và tràn đầy sinh lực. Nhưng các nhà quản lý dự án thành công biết rằng việc thiết lập các thời hạn không thực tế trên cơ sở liên tục là một công thức cho thảm họa. Nó sẽ giết chết tinh thần và dẫn đến việc trễ tiến độ, làm cho khách hàng không vui.

 

9. Quản lý rủi ro.

Đôi khi một dự án được lên kế hoạch chi tiết, mọi người đều đang ở trên cùng con tàu, và mọi thứ đang chạy trơn tru. Sau đó, một sự cố xảy ra không lường trước và dự án trượt ra khỏi đường ray. Tại sao?

Không thể quản lý rủi ro. Một người quản lý dự án tốt không chỉ phải lên kế hoạch mà còn chuẩn bị cho các khoản dự phòng. Thường xuyên hỏi "nếu như vậy?" với cả bản thân và với các thành viên trong nhóm của bạn.

10. Sự thờ ơ của các bên liên quan.

Thông thường, đây là những công đoạn phụ của dự án. Chúng nhận được rất nhiều hỗ trợ tài nguyên và ngân sách của quản lý.

Nó rất quan trọng đối với người quản lý dự án để truyền đạt rõ ràng và nhất quán với tất cả các thành viên trong nhóm, nhà cung cấp, nhà thầu, quản lý và khách hàng trong suốt dự án cũng như khuyến khích các bên phản hồi. Giữ tất cả các bên tham gia vào quá trình này sẽ dẫn đến căng thẳng ít hơn và kinh nghiệm dự án tích cực hơn.

Bắt đầu ngay bây giờ
Không có rủi ro khi bạn mua phân hệ quản lý dự án của chúng tôi. Bạn nhận được một sản phẩm mạnh mẽ dễ sử dụng, cùng với sự hỗ trợ tích cực của chúng tôi.

 

Emanvn