TRỞ THÀNH QUẢN LÝ GIỎI: PHẦN 4 - TRAO ĐỔI HIỆU QUẢ

1. Hãy cởi mở.

Luôn nhắc để mọi người nhớ rằng bất cứ lúc nào họ có câu hỏi hay lo lắng, bạn cũng sẽ ở đó, sẵn sàng lắng nghe. Duy trì kênh trao đổi mở sẽ giúp bạn nhận biết vấn đề một cách mau lẹ và nhờ đó, giải quyết chúng nhanh nhất có thể.

• Đừng trở thành một trong những quản lý dù không cố ý lại khiến nhân viên cảm thấy như đang làm phiền bạn mỗi khi nêu câu hỏi hay lo ngại. Thay vì coi đó là vấn đề cần giải quyết, hãy xem nó là cơ hội để cho nhân viên thấy bạn muốn tổ chức này trở thành một nơi thỏa đáng để làm việc đến mức nào.
• Đừng bao giờ đánh giá thấp hay bỏ qua lo lắng của nhân viên. Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã trả lời câu hỏi của họ một cách trọn vẹn.

 

2. Quan tâm đến nhân viên của bạn.

Đừng để mọi tương tác với nhân viên chỉ mang tính công việc đơn thuần. Hãy hỏi thăm sức khỏe, trò chuyện về chính bạn và thiết lập mối quan hệ cá nhân cùng họ.

• Hiểu đời sống cá nhân bên ngoài văn phòng của nhân viên có thể sẽ giúp bạn nhận biết thời điểm họ cần được chiếu cố hơn, chẳng hạn như khi họ cần nghỉ phép đột ngột vì người thân đau ốm trong gia đình. Nếu bạn có thể hỗ trợ những biến động trong đời sống cá nhân của nhân viên, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong việc trung thành với bạn.
• Nhận biết điểm giới hạn. Đừng đi quá giới hạn, hỏi những vấn đề quá riêng tư, chẳng hạn như tôn giáo, chính trị hay quan hệ cá nhân. Bạn có thể duy trì mối quan hệ thân thiết mà không can thiệp.

 

3. Đừng kết hợp phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực.

Giả sử như bạn đang đưa ra phản hồi trong một buổi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Bạn bắt đầu với việc nói rằng họ là một cộng sự tuyệt vời và liệt kê thêm một hay hai điểm mạnh khác của họ. Rồi sau đó, bạn bắt đầu đi sâu vào từng điểm chưa đạt: "doanh số quý này giảm", "doanh thu trượt dốc", v.v. Theo bạn điều gì để lại ấn tượng mạnh hơn cho người nghe, tích cực hay tiêu cực?

• Khi trộn lẫn phản hồi tích cực với phản hồi tiêu cực, cả hai đều chịu ảnh hưởng. Phản hồi tích cực bị lu mờ bởi phản hồi tiêu cực và phản hồi tiêu cực không phát huy được khả năng tác động tiềm tàng của nó. Dĩ nhiên trong nhiều tình huống có thể bạn sẽ muốn trao đổi theo cách này nhưng nhìn chung, làm vậy, tính hiệu quả trong trao đổi sẽ bị giảm.
• Khi tách biệt phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực, phản hồi tích cực sẽ trở nên càng nổi bật hơn và phản hồi tiêu cực thể hiện được tính cấp thiết cao hơn.

 

4. Lắng nghe.

Lắng nghe những gì nhân viên và đồng nghiệp muốn nói. Không phải lúc nào bạn cũng phải là người lèo lái cuộc họp, làm chủ sân khấu và không để bất kỳ ai khác tham gia. Hãy luôn thật sự nỗ lực lắng nghe và đặc biệt cẩn trọng trong những tình huống dưới đây:

• Khi nhân viên tích cực chia sẻ ý kiến. Đừng xen ngang và cắt lời chỉ để đảm bảo rằng mình có tham gia vào đó. Điều này có thể biến việc chia sẻ ý kiến thành một sự kìm kẹp đầy kiểm soát.
• Khi cảm xúc trở nên hỗn loạn. Hãy để mọi người nói lên cảm xúc của mình trong một môi trường an toàn, có kiểm soát. Cảm xúc bị kìm kẹp có thể biến thành niềm oán hận, ăn mòn mối quan hệ nghề nghiệp của bạn. Tương tự, cảm xúc không được giải quyết một cách thỏa đáng có thể khiến chúng ta không thể thảo luận một cách sáng suốt – nhân tố then chốt trong môi trường làm việc của bạn.
• Khi nhóm đang thiết lập các mối quan hệ hay thảo luận. Hãy lắng nghe một cách cởi mở khi nhân viên của bạn xây dựng các mối quan hệ và trở nên sáng tạo.

 

5. Làm rõ điều mà bạn nghe được.

Người quản lý tốt không chỉ cố gắng để thể hiện mình một cách rõ ràng hơn mà còn nỗ lực hiểu điều những người xung quanh muốn nói. Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhắc lại điều họ vừa nói như một phần trong cuộc trò chuyện. Hãy sử dụng kỹ thuật này khi không hoàn toàn chắc chắn về điều họ nói.

• Thay vì hỏi đồng nghiệp: "Xin lỗi, anh có thể lặp lại điều vừa nói được không? Tôi không chắc là mình đã hiểu", hãy nói điều tương tự như: "Vậy anh vừa nói là chúng ta có thể tăng năng suất thông qua việc đưa ra những biện pháp động viên có ý nghĩa. Cụ thể thì đó có thể là gì?"

 

6. Đặt câu hỏi.

Câu hỏi thông minh cho thấy bạn có thể bắt kịp cuộc trò chuyện và làm rõ khi cần. Đừng ngại đặt câu hỏi vì sợ rằng mình sẽ có vẻ "ngu ngốc". Những nhà quản lý hiệu quả quan tâm đến việc hiểu điều gì là quan trọng và không bận tâm đến việc làm thế nào để có thể đạt được điều đó. Bạn cũng nên biết rằng trong nhiều trường hợp, người khác cũng có thắc mắc nhưng không hỏi. Nếu hỏi thay họ, bạn có thể giữ vai trò như một hỗ trợ viên và giúp cả nhóm tham gia vào cuộc thảo luận. Đó là biểu hiện thật sự của một nhà quản lý.

 

TRỞ THÀNH QUẢN LÝ GIỎI: PHẦN 5 - ĐỀ CAO CHỦ NGHĨA QUÂN BÌNH

 

Emanvn | wikihow