KANBAN: PHƯƠNG PHÁP ĐƠN GIẢN GIÚP BẠN HOÀN THÀNH MỌI CÔNG VIỆC

 

Từ chuyện quản lý công việc

Bạn đang có quá nhiều việc cần phải làm? Bạn đang mắc kẹt trong một dự án phức tạp? Bạn có muốn hoàn thành dự án một cách hiệu quả, đúng thời điểm?

Nếu bạn nghĩ mình có thể làm nhiều việc một lúc mà vẫn hiệu quả, hãy nghiêm túc xem xét lại. “Đa nhiệm” hay khả năng làm nhiều việc cùng lúc có lẽ là kỹ năng bị đánh giá cao quá mức. Nó khiến bộ não của bạn hao tổn năng lượng để tập trung chú ý nhiều hơn, chuyển qua lại giữa các công việc trở nên khó khăn hơn, và nói chung là… ảo tưởng rằng mình giỏi hơn.Theo một nghiên cứu của Đại học Ohio, chỉ 3% dân số trên thế giới có thể thực sự làm tốt nhiều việc cùng lúc được. 97% còn lại chúng ta, chỉ toàn giả vờ.

Giải pháp là đã có một số hệ thống để “cứu” chúng ta khỏi danh sách đầu việc cần làm bất tận, bằng cách chuyển công việc bất kỳ trong một “guồng máy" khổng lồ thành những đầu việc nhỏ hơn, những công việc hàng ngày. Một trong số đó là công cụ "Bảng Kanban cá nhân", lấy cảm hứng theo quy trình sản xuất cùng tên của Toyota, vốn được công ty Nhật Bản phát triển từ cuối những năm 1940.

Lợi ích lớn nhất của Personal Kanban là giúp bạn tránh làm quá nhiều việc cùng lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình.

 

Kanban là gì?

Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method ). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại.

Ý tưởng của “Personal Kanban” xuất hiện khi các chuyên gia năng suất Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry viết cuốn sách Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life năm 2011.

 

Bắt đầu với Personal Kanban như thế nào?

Đây là một phiên bản Bảng Kanban đơn giản. Nhìn chắc bạn cũng đoán được cách dùng rồi nhỉ?

• Những việc cần làm, ta ghi vào mục To Do.
• Khi bắt đầu làm, ta chuyển nó qua mục Doing.
• Sau khi thực hiện xong, ta kéo nó vào mục Done.

 

Quá dễ hiểu phải không nào? Cái hay của phương pháp này nằm ở chỗ nó giúp ta hạn chế số lượng công việc đang làm (Doing), làm ta không cảm thấy choáng ngợp:

• Có quá nhiều việc cần làm? Không sao, cứ viết vào To Do, sau đó kéo vào Doing làm dần.
• Rảnh quá không biết làm gì? Nhìn bảng xem phần Doing có cái gì làm được thì làm thôi.
• Cuối tuần muốn xem lại? Nhìn vào mục Done để biết mình đã làm được gì nhé.

 

Note:

@ Cột "TO DO" giúp bạn nhìn thấy mọi thứ trong danh sách công việc của mình và đánh giá những việc nào đang trong tầm kiểm soát được. (Có cần phải ủy thác, thuê người làm, hoặc sắp xếp để được ai đó hỗ trợ tạm thời? hoặc có thay đổi gì trong công việc khiến danh sách “to do” dài ra hoặc ngắn bớt đi không?)

@ Cột chính giữa “DOING” luôn quan trọng nhất, và không bao giờ được chứa quá ba đầu việc. Bạn có thể gôm ba việc đang làm của bạn thành một việc, nhưng đó không hẳn là một con số trung thực, và có thể làm chậm toàn bộ quy trình.

@ Hãy nhớ các nguyên tắc: 4 giây - 2 phút - 72 giờ và 21 ngày

• Nguyên tắc 4 giây: Hít thở đều và sâu trong 4 giây sẽ tránh cho bạn khỏi việc đưa ra các quyết định vội vã và mang lại cho bạn thời gian để đánh giá kết quả của mỗi hành động.

 

• Nguyên tắc 2 phút: Nguyên tắc này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn. Mỗi mục tiêu đi kèm với một danh sách các hành động nhỏ. Chẳng hạn, bạn phải đọc 1 cuốn sách khoảng 2.000 trang, việc này sẽ khiến bạn mất vài tháng, nếu như bạn chia nhỏ cuốn sách thành từng trang và đặt mục tiêu đọc từng trang một, bạn sẽ mất chưa đến 2 phút cho một trang sách.

 

• Nguyên tắc 72 giờ: Khi bạn đã có 1 ý tưởng, hãy thực hiện nó trong vòng 3 ngày (72 giờ). Đừng bao giờ đặt ra các nhiệm vụ kéo dài quá 72 giờ. Nếu bạn trì hoãn hành động này, ý tưởng của bạn sẽ mãi nằm trên giấy mà thôi.

 

• Nguyên tắc 21 ngày: Hãy cho bản thân 21 ngày để phát triển một thói quen.

 

Phương pháp Bảng Kanban thường được dùng để quản lý công việc trong một nhóm. Tuy vậy, ta có thể sử dụng nó để quản lý công việc cá nhân luôn. Cách dùng cũng tương tự như trên.

Bảng Kanban ngoài đời thật

Cách nhanh nhất để áp dụng Kanban là chạy ngay ra nhà sách mua một cái bảng nhỏ nhỏ (như hình). Lười hơn thì lấy tờ giấy A4 chia làm 3 cột, dán lên tường, hoặc có thể tạo note bỏ trên màn hình desktop cũng được.

 

Từ Kanban đến ứng dụng công cụ hỗ trợ

Như đã nói, các bạn có thể dùng bảng hoặc giấy để ứng dụng ngay phương pháp Personal Kanban. Tuy vậy, xài giấy hay bảng thì có cái bất tiện là không mang theo được, không chia sẻ cho bạn bè được.

Là dân công nghệ thì phải dùng hàng công nghệ, do vậy chúng ta sử dụng tính năng này ở các phân hệ của odoo nhé.

 

KẾT

Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hiệu quả. Personal Kanban giúp bạn trực quan hóa mọi thứ lên để dễ lập kế hoạch, giới hạn công việc để không bị phân tán và mất tập trung. Nếu biết dùng một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích rất nhiều.

 

Emanvn | Phạm Huy Hoàng