TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

 

TạI sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.

 

 

Chuẩn bị cho cuộc họp

- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi.

- Thời gian bắt đầu và kết thúc.

- Danh sách những người tham gia và khách mời.

- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

 

Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)

- Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là gì.

- Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.

- Biết chương trình họp và đảm bảo kế hoạch của bạn trùng với mục đích của cuộc họp.

- Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.

 

Tham dự một cuộc họp

- Đến đúng giờ và chuẩn bị.

- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.

- Tập trung vào kết quả, nguyên nhân, cách khắc phục, cách phòng ngừa (cải tiến).

- Phát biểu mang tính đóng góp. Không gay gắt, không thể hiện cái tôi.

 

Phân công người ghi chép biên bản về

- Những người tham dự.

- Các vấn đề được thảo luận.

- Các quyết định chính.

- Các nhiệm vụ:

     + Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài.

     + Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.

     + Những điều nào mà họ cần thực hiện.

 

Emanvn | Học viện CEO Việt Nam