CEO chọn GIAO VIỆC CHO NHÂN VIÊN hay TỰ MÌNH ÔM VIỆC?

Giao việc như thế nào để nhân viên phát huy được hết mọi khả năng? Giao việc như thế nào để đúng người đúng nhiệm vụ?  Công việc đó đòi hỏi sự tổ chức khoa học, nhạy bén đánh giá tình hình và năng lực của nhân viên, mà cấp quản lý không phải sếp nào cũng biết cách làm thế nào để hiệu quả.

NHÀ QUẢN LÝ, HÃY HỌC CÁCH GIAO VIỆC!

Giao việc là chuyện dễ như bỡn đối với một nhà quản lý? Ai mà chẳng biết giao việc! Nhận và làm thì mới khó chứ giao thì khó gì! Thật vậy không?

Tôi cho rằng, giao việc cũng khó không kém gì nhận việc; thậm chí còn khó hơn, vì đòi hỏi kỹ năng cao hơn!

Thường, khi nói đến giao việc, nhiều người chỉ nghĩ đến việc gọi NV lên, bảo phải làm gì là xong. Tôi thì hay giao việc theo quy trình … 12 bước!

Vâng, 12 bước! Ai tin thì nghe, không tin thì thôi! Nhưng tôi thấy rất hiệu quả! Các anh chị và các bạn thử xem nhé! Chú ý đừng bỏ qua các mục 5, 6, 9 (hay bị bỏ qua)!

1. Chọn người phù hợp (có năng lực và có đam mê, hoặc chí ít cũng phải yêu thích công việc được giao).

2. Chọn thời điểm phù hợp để giao việc (không chọn lúc căng thẳng, buồn phiền, mệt mỏi…).

3. Chọn không gian phù hợp (không chọn nơi quá ồn ào, nóng bức, có quá đông người chẳng hạn).

4. Giải thích công việc (rõ ràng, cụ thể).

5. NÓI RÕ KỲ VỌNG (mục tiêu cần đạt, kết quả mong muốn…). - bước quan trọng này hay bị bỏ qua!

6. KIỂM TRA LẠI THÔNG TIN (người nhận xác nhận lại những gì mình được nghe) – bước này cũng hay bị bỏ qua!

7. Hướng dẫn sơ bộ cách làm (tùy theo đối tượng, có thể bỏ qua khâu này).

8. Động viên tinh thần người nhận việc.

9. NHẮC LẠI MỤC TIÊU VÀ THỜI HẠN (DEADLINE) - bước này cũng hay bị bỏ qua.

10. Yêu cầu người nhận trình bày KẾ HOẠCH/LỘ TRÌNH thực hiện (bằng miệng hoặc bằng văn bản tùy theo mức độ phức tạp, tầm quan trọng, tính khẩn cấp của Công việc) - bước này cũng ít người dùng.

11. Tự mình hoặc cử người theo dõi, giám sát, chấn chỉnh, nhắc nhở, hỗ trợ khi cần.

12. Kiểm tra, đánh giá kết quả và khen thưởng, kỷ luật.. (bước này có thể tách làm 2, 3 bước nữa).

Mất bao nhiêu thời gian cho các bước này? Và mất bao nhiêu thời gian (và tiền bạc) để NV làm lại từ đầu vì không hiểu đúng ý? Câu trả lời chắc không khó lắm! 

 

TỔ CHỨC PHÂN VIỆC MỘT CÁCH BÀY BẢN

Phân rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc từng phòng ban, vị trí, để tận dụng tối đa nguồn lực. 

Để giao việc hiệu quả, CEO sẽ cần đến hệ thống bản mô tả công việc chi tiết cho các vị trí. Quy trình, quy định, quy chế thực hiện công việc; quy trình phải đảm bảo được sự giám sát chéo tối giản mà chặt chẽ giữa các nhóm / bộ phận, giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên. Các bước thực hiện:

1. CHUẨN HÓA CƠ CẤU TỔ CHỨC, XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG, VÀ HỆ THỐNG CHỨC DANH

• Xác định định hướng chiến lược của công ty trong thời gian 3-5 năm tiếp theo. Làm rõ chiến lược kinh doanh.
• Xác định và chuẩn hóa chuỗi giá trị của chiến lược: xác định các nhân tố thành công, và các chỉ số hiệu quả PI của mỗi nhân tố.

• Chuẩn hoá các chức danh, sơ đồ tổ chức: Hình thành các phòng ban, các chức danh để nhận nhiệm vụ & Phân bổ các PI về cho các phòng, rồi tiếp xuống cho các vị trí chức danh tương ứng.
• Hoàn chỉnh các mô tả công việc của mỗi vị trí chức danh theo các chức năng đã phân bổ.
• Hoàn chỉnh các quy trình, quy định, quy chế liên quan.

2. XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC VÀ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CÁ NHÂN

• Xây dựng & mô tả các năng lực ở từng nhóm: chung, quản lý, công việc, ... sao cho phù hợp với giá trị cốt lõi của DN.
• Xác định năng lực và cấp độ cần thiết cho từng vị trí: để đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao.
• Đánh giá kết quả KPI & đánh giá năng lực định kỳ, để liên tục cải tiến.

​

ĐỂ TĂNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN

.... Trước hết, nhà quản lý phải giao cho nhân viên việc đúng để làm (right things to do). Việc đúng là việc phù hợp với năng lực, sở thích và hoàn cảnh của người lao động, mà ta hay gọi nôm na là “đúng người, đúng việc, đúng lúc” (right person, right job, right time). Nếu giao cho nhân viên một việc không phù hợp năng lực, sở thích, hay hoàn cảnh, họ sẽ không có động lực để làm việc, và hiệu suất chắc chắn sẽ thấp.

Thứ hai, phải tạo một môi trường làm việc (working environment) sao cho nhân viên có thể tận dụng hết năng lực, sở trường của mình. Một môi trường làm việc ưu việt là một môi trường ĐỦ NGHÊM TÚC để duy trì kỷ luật lao động, nhưng cũng ĐỦ THOẢI MÁI để nhân viên không cảm thấy bị bức bách, ức chế vì bị áp lực quá nặng nề.

Một môi trường làm việc chuyên nghiệp phải có đầy đủ chính sách, quy chế, quy định, quy trình, mô tả công việc, hướng dẫn công việc…, với những tiêu chí và thước đo đánh giá rõ ràng cho từng vị trí công việc, với các điều kiện thưởng, phạt nghiêm minh, công bằng. Nhưng một môi trường làm việc tạo động lực cao nhất cũng là một môi trường mà, ở đó, người nhân viên cảm thấy thoải mái, phấn chấn, yêu thích công việc, yêu quí nơi làm việc, quí mến cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới. Họ phải cảm thấy nhớ chỗ ngồi, không gian làm việc, văn phòng, đồng nghiệp… mỗi khi nghỉ phép, đi công tác dài ngày (thay vì chỉ “hóng” cho hết giờ làm việc để ra về).

Muốn vậy, doanh nghiệp phải duy trì các chương trình “cân bằng công việc - cuộc sống” (mà các công ty nước ngoài hay gọi là work-life balance) cho nhân viên. Không gian làm việc thoáng mát, chỗ ngồi thoải mái, có cây xanh, nước uống, thậm chí có bánh trái, cà phê, góc thư giãn cho nhân viên văn phòng sử dụng trong lúc giải lao; các buổi vui chơi dã ngoại tổ chức cho nhân viên… là những ví dụ về cách thức “cân bằng” để tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Thứ ba, rất quan trọng, là phải đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Tùy theo cấp bậc, chức vụ, nhân viên phải được đào tạo những kỹ năng để phục vụ cho công việc. Ngoài kỹ năng chuyên môn, phục vụ công tác chuyên môn (nhân sự, tài chính, bán hàng, sản xuất, cung ứng…), các kỹ năng mềm cũng rất cần được đưa vào chương trình đào tạo.

Những kỹ năng mềm thông dụng, cần thiết cho các cấp quản lý là kỹ năng lập kế hoạch làm việc, thiết lập mục tiêu, quản lý thời gian, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, ra quyết định, phát triển nhân viên, động viên nhân viên, kỹ giao tiếp, trình bày, tổ chức hội họp… Các cấp thấp hơn cũng cần những kỹ năng trên, nhưng ở mức độ thấp hơn, tùy theo cấp bậc và đặc thù công việc. Những kỹ năng rất đơn giản, nhưng hầu hết nhân viên Việt Nam đều yếu là kỹ năng lập kế hoạch làm việc, quản lý thời gian, thiết lập mục tiêu, làm việc nhóm. Chưa kể, các cấp cao hơn còn phải chú ý đến các kỹ năng tư duy (tư duy chiến lược, tư duy hệ thống…), hoạch định chiến lược, quản lý dự án, đào tạo, phát triển nhân viên…

Nếu như kỹ năng chuyên môn (hay được gọi là kỹ năng cứng) được xem là công suất động cơ, tải trọng, sức chứa, tốc độ thiết kế… của một chiếc ô tô, thì kỹ năng mềm được xem là tài nghệ, kinh nghiệm, phản xạ, mức độ tỉnh táo của người lái xe đề có thể làm tăng hiệu suất vận chuyển.

Tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên được xem là nhiệm vụ của bất kỳ cấp quản lý nào, đặc biệt là quản lý cấp cao, giám đốc, tổng giám đốc… Tăng hiệu suất đồng nghĩa với việc giảm chi phí, giảm giá thành, tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ…, góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp....

 

Emanvn T/H | Nguyen Long Huu - Gr.PTDN