ĐỂ CÔNG VIỆC CHẠY “RÀO RÀO”, DỄ LẮM!

Vậy, có chiến lược rồi thì chắc thắng? Không, tôi không nói vậy! Có chiến lược rồi, kể cả chiến lược đúng (do right things), nguy cơ thất bại vẫn rất cao. Đó là vì thực thi sai (do things wrong), hoặc vận hành kém hiệu quả. Bài viết này chia sẻ một kinh nghiệm rất dễ triển khai nhưng có thể đem lại kết quả tức thời, ít nhất là tạo một bầu không khí làm việc năng động, trách nhiệm, mà tôi hay dùng cụm từ thô là “việc sẽ chạy rào rào” khi áp dụng nó. Bạn tin không?

Bất kể doanh nghiệp bạn nhỏ hay lớn, hãy bắt đầu áp dụng (kiên trì và thực chất) ngay một HỆ THỐNG KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO (planning & reporting system).

Tôi tin là nhiều doanh nghiệp hiện tại, các cấp quản lý cứ nhởn nhơ làm việc tùy hứng, tùy tiện và … tùy thích. Mấy ai có được một bản kế hoạch làm việc hàng tuần, chưa nói đến hàng tháng, hàng quý….? Ai đều đặn nộp một kế hoạch làm việc tuần (weekly work plan) cho cấp trên? Và ai yêu cầu cấp dưới nộp cho mình một kế hoạch làm việc tuần? Có bao nhiêu người như vậy trong các nhà quản lý? Tôi tin, con số rất ít! Và còn hệ thống báo cáo? Có bao nhiêu cấp quản lý lập một báo cáo tuần thực chất và gửi cho cấp trên vào mỗi chiều thứ Sáu? Và có bao nhiêu cấp quản lý đòi hỏi cấp dưới của mình nộp báo cáo cho mình mỗi tuần vào ngày cuối tuần (kèm theo một bản kế hoạch làm việc cho tuần kế tiếp)? Tôi đã hỏi hàng trăm cấp quản lý, con số tự tin nói có (và đưa cho tôi xem) chỉ đếm trên đầu ngón tay!

Vậy thì, ngay từ tuần này, bạn hãy bắt đầu áp dụng NGAY VÀ LUÔN một chế độ lập kế hoạch và báo cáo hàng tuần trong tổ chức, đơn vị của mình (phải nghiêm túc, kiên trì và thực chất nhé!). Trước mắt, hãy bắt đầu bằng chu kỳ tuần, sau đó thêm chu kỳ tháng, quý, năm…. Hãy triển khai và áp dụng nghiêm túc, triệt để! Hãy đưa ra yêu cầu và nhắc nhở nghiêm khắc nếu ai không làm, hoặc làm cho có lệ. Hãy tự giác và nghiêm khắc với chính mình để làm gương! Công việc của cả công ty sẽ chạy rào rào cho mà xem! Vâng, chạy rào rào vì ai cũng sợ cấp trên biết mình chẳng làm gì, hoặc chẳng có gì để làm!

Hệ thống kế hoạch & báo cáo sẽ giúp phát hiện ra nhân sự thừa, nhân sự quá tải, người giỏi, người kém… Dễ lắm, ai mà không biết viết gì (hay không có gì để viết) trong các bản kế hoạch/báo cáo thì đích thị là người thừa!

Năng lực, tinh thần trách nhiệm, thái độ làm việc… cũng dễ dàng nhìn thấy qua các bản kế hoạch và báo cáo! Hãy thử để tin!
———

Hình ảnh kèm theo là biểu mẫu đơn giản nhất của một kế hoạch làm việc tuần, gồm 3 cột chính: Việc gì? Khi nào bắt đầu/kết thúc? Ai chịu trách nhiệm? Khi làm báo cáo tuần, chỉ cần thêm 2 cột bên cạnh: Results (Kết quả) và Next steps to do (Các bước tiếp theo). Có việc ngày nào cũng làm (việc số 4 và số 8). Có việc chỉ làm trong một ngày. Có việc làm 2 ngày cách quãng trong tuần (việc số 3)… Nếu muốn cụ thể giờ giấc thì thêm giờ ngay vào trong mỗi ô (ví dụ, 8:00 – 10:00) là có luôn thời gian bắt đầu, kết thúc.

Cứ gì phải phức tạp, hoành tráng. Hãy thử cái đơn giản này đi! Kết quả sẽ đến ngay lập tức! Trust me!