Các công ty luôn mong muốn có thể sử dụng những dữ liệu sẵn có vào đúng thời điểm để ra những quyết định thay đổi cuộc chơi. Đó là lý do tại sao họ trông cậy vào việc triển khai giải pháp BI và những chiến lược BI tốt.

Theo Aberdeen, thành công của nền tảng BI (Business Intelligence) phụ thuộc vào sự kết hợp của năng lực quản trị cụ thể và khả năng về công nghệ của doanh nghiệp. Có 5 yếu tố cần quan tâm:

 

Công cụ quản lý

Một trong những năng lực quan trọng mà các công ty cần có là việc áp dụng những hệ thống quản lý đã được chính thức công nhận, ví dụ như công cụ thẻ điểm cân bằng BSC - KPI, 6 Sigma, và nguyên tắc độ tin cậy 99,999% (five nines reliability). Những doanh nghiệp thành công thường sở hữu năng lực này cao hơn gấp bốn lần so với các doanh nghiệp kém.

Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc sắp xếp các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) phù hợp với mục tiêu kinh doanh là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên một chiến lược BI thành công.

 

Tổ chức CNTT

Tầm quan trọng của sự hợp tác giữa công nghệ thông tin và kinh doanh trong việc đảm bảo sự thành công cho một hệ thống Business Intelligence. Theo đó, cần có sự đầu tư vào cơ sở vật chất và phân bổ nguồn lực hợp lý. 57% các công ty hàng đầu có một người bảo trợ ở cấp điều hành cho các kế hoạch BI của họ. Ngoài ra, các công ty này cũng có xu hướng sở hữu một môi trường dữ liệu tập trung, có 62% người tham gia đến từ các công ty hàng đầu trả lời rằng họ có một cá nhân hoặc một nhóm chịu trách nhiệm trong việc thu thập / quản lý dữ liệu hoạt động, trong khi đó con số này ở các công ty lạc hậu là 26%.

 

Quản lý tri thức

Để các nhà ra quyết định có được cái nhìn thấu đáo từ các dữ liệu, cần có một cuộc trao đổi cởi mở về thông tin hoạt động của các chức năng kinh doanh/ phòng ban khác nhau. Lý tưởng nhất, điều này sẽ được đưa vào văn hóa doanh nghiệp để tạo một môi trường làm việc luôn chú trọng sự thấu hiểu kịp thời và tạo điều kiện cho những yếu tố hỗ trợ ra quyết định phát triển. Thường thì trong các công ty hàng đầu, những luồng thông tin từ các bộ phận khác nhau được chảy xuyên suốt hơn gấp gần hai lần so với các công ty lạc hậu. Do đó, nhân viên trong các công ty hàng đầu có thể hiểu rõ hơn về tác động của những quyết định của họ đến công ty, cho phép họ xây dựng BI và các kỹ năng phân tích tốt hơn.

Các công ty hàng đầu thường chú trọng đào tạo và phát triển tài năng phân tích trong nội bộ công ty hơn là thuê ngoài, khả năng này thường nhiều hơn gấp 4 lần so với những công ty khác. Những công ty này sẽ có các chương trình tại chỗ chính thức để huấn luyện những tài năng BI. Họ cũng có thể có một trung tâm đào tạo BI xuất sắc hoặc trung tâm năng lực BI.

 

Quản lý hiệu suất

Khi một hệ thống Business Intelligence tốt được đưa vào hoạt động, công ty sẽ “có đựợc sự thấu hiểu sâu sắc về cách điều khiển vận hành từ đó tạo nên hiệu suất trong các chỉ số đo lường dài hạn”. Nói cách khác, những công ty có hiệu suất hàng đầu sẽ có câu trả lời ngay trong tầm tay của họ cho các câu hỏi như:

• Để tăng gấp đôi số khách hàng, cần tỷ lệ tăng trưởng mỗi tuần là bao nhiêu?
• Để thúc đẩy dòng tiền tăng 10%, mức hàng tồn kho cần phải như thế nào?
• Để đạt được mục tiêu doanh thu trong năm nay, năng lực sản xuất cần có là bao nhiêu?

Không chỉ có thể trả lời cho các câu hỏi này, họ cũng có thể khái quát hóa sự kết nối giữa các hoạt động hàng ngày và mục tiêu chiến lược dài hạn. Trong thực tế, 86% doanh nghiệp hàng đầu theo dõi hiệu suất hoạt động và đối chiếu với các mục tiêu của công ty của họ.

Hơn nữa, so với các công ty khác, tốc độ nắm bắt thông tin của các công ty hàng đầu có những điểm khác biệt quan trọng. Theo nghiên cứu của Aberdeen, 64% số người được hỏi từ các công ty này trả lời rằng họ luôn yêu cầu phải có số liệu liên quan đến hiệu suất hoạt động một cách tức thời hoặc gần tức thời, trong khi đó, tỷ lệ này là 45% đối với các công ty ở mức trung bình trong cùng ngành nghề và chỉ 25% đối với các công ty lạc hậu.

 

Công nghệ báo cáo dasdboard

Thu thập dữ liệu, sắp xếp thông tin và đưa ra cái nhìn thấu đáo là những gì công nghệ BI cung cấp. Bốn yêu cầu đáp ứng cho kinh doanh thông minh (Business Intelligence) phổ biến nhất được sử dụng là:

• Hệ thống báo cáo tức thời hoặc gần tức thời 
• Kho dữ liệu tập trung
• Biểu đồ hoạt động
• Các công cụ tích hợp dữ liệu

Theo nghiên cứu của Aberdeen năm 2010, 62% người tham gia từ các công ty hàng đầu đòi hỏi khả năng cung cấp những thông tin tức thời hoặc gần tức thời, so sánh với 42% ở các công ty mức trung bình trong cùng ngành nghề và chỉ 18% ở các công ty lạc hậu. Ngoài ra, các công ty hàng đầu cũng thường sử dụng biểu đồ và các công cụ trực quan khác để cung cấp những thông tin cần thiết một cách hiệu quả cho những người cần chúng.

Nghiên cứu cũng cho thấy rằng nhân viên ở các công ty hàng đầu cũng hài lòng hơn nhiều với công nghệ được triển khai ở công ty họ. Trong thực tế, ở các công ty này, tỷ lệ "hài lòng" hoặc "rất hài lòng" của nhân viên đối với tốc độ đáp ứng yêu cầu thông tin là 83%, với khả năng truy cập dữ liệu có liên quan đến công việc của họ là 73%, với khả năng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh / lượt xem là 68% và với khả năng truy cập vào các thông tin ở bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào là 73%.

 

Kết luận

Cuối cùng, bản chất của một giải pháp Business Intelligence tốt nằm ở khả năng chia sẻ dữ liệu và khả năng phân tích nhiều chức năng kinh doanh hơn, chia sẻ chúng trên kho dữ liệu. Nghiên cứu Aberdeen cũng phát hiện ra rằng các công ty hàng đầu thường đảm bảo khả năng chia sẻ và phân tích này. Ví dụ, 80% số người đựợc khảo sát từ các công ty này xác nhận là BI được cung cấp đến bộ phận chăm sóc khách hàng và quan hệ khách hàng, so với 41% từ các công ty khác.

Tóm lại, một nền tảng giải pháp Business Intelligence có tốt hay không thể hiện ở những tác động của nó đến chất lượng của việc ra quyết định. Một môi trường có đầy đủ các chức năng và sự hiểu biết về cách thức điều hành chuyên nghiệp cho phép tạo ra sự thấu hiểu kinh doanh nhanh hơn và phù hợp hơn và cuối cùng dẫn đến kết quả tài chính, bán hàng và chăm sóc khách hàng tuyệt vời.

Thị trường giải pháp Business Intelligence và Analytics (phân tích dữ liệu) trong những năm gần đây đã trải qua nhiều thay đổi sâu rộng. Đáng chú ý nhất là là xu hướng self-service, nghĩa là cung cấp cho người dùng thông thường khả năng tự xử lý và phân tích số liệu mà không cần nhiều kiến thức chuyên môn về lập trình hay phân tích.

 

Thái Phạm