4 BƯỚC TỐI ƯU HOÁ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

 

*** Bài viết không dành cho kiểu sếp lo sợ nhân viên giỏi hơn mình hoặc có tư duy hạn hẹp theo kiểu "Đào tạo xong nó nghỉ mất thì sao" và "Thích vắt nhân viên đến giọt cuối cùng".

 

BÀI VIẾT NÀY TẬP TRUNG CHO CHỮ "HOW"

 

 

Theo nguyên lý 10.000 giờ, chỉ sau 3 năm làm việc liên tục một người có thể thành thạo bất kỳ một công việc nào. Sự khác biệt của nhân viên giỏi và dở phần lớn phụ thuộc vào những kỹ năng mềm phục vụ cho công việc chuyên môn. Người có khả năng tư duy độc lập, giải quyết vấn đề, kiểm soát cảm xúc, sáng tạo, … chắc chắn sẽ vượt trội so với phần còn lại.

Do đó, để công ty phát triển, chúng ta phải huấn luyện cho đội ngũ của mình những kỹ năng này để giúp họ làm việc tốt hơn. Tuy nhiên nếu làm không đúng cách sẽ phản tác dụng hoặc không hiệu quả và lãng phí thời gian.

Vậy làm như thế nào cho hiệu quả?

 

1. Xây dựng thái độ mong muốn tiếp nhận kiến thức.

Tại sao hầu hết học sinh và sinh viên chán học, ngủ gục trong lớp, thậm chí là cúp học? Tất cả bắt nguồn từ việc không cảm thấy cần thiết khi bắt buộc phải học một môn học không có gì thú vị.

Trong khi đó, thầy cô hay các bậc phụ huynh thường áp đặt một chiều nhưng không cho học sinh biết được lợi ích của việc tiếp nhận một kiến thức nào đó, hoặc chỉ nói trên quan điểm của mình.

Tương tự, trong môi trường làm việc nhiều người sếp cũng tạo ra tâm lý như vậy cho nhân viên, kết quả là tiền mất tật mang. Ở vai trò là chủ doanh nghiệp hay là sếp, nếu chúng ta không cho nhân viên thấy được lý do vì sao phải tiếp nhận một kiến thức hay một kỹ năng mới, tất cả những chương trình huấn luyện hoàn toàn không có tác dụng.

Nhân viên sẽ học để đối phó chứ không phải học để phát triển bản thân, tệ hơn nữa họ có thể rời bỏ doanh nghiệp của bạn nếu bị thúc ép học những thứ không muốn. Trong tư duy của nhân viên, họ đến công ty bạn làm việc kiếm tiền chứ không phải bị bắt buộc học những thứ họ cho là không có ích. Do đó trước khi bắt đầu huấn luyện bất kỳ một kỹ năng nào cho nhân viên, chúng ta cần phải xây dựng thái độ muốn tiếp nhận kiến thức trước đã.

Nhiều "Sếp" tưởng rằng bản thân đã làm rất tốt bước này, nhưng thực tế không phải vậy. Đa số xây dựng thái độ cho nhân viên dựa trên cái mình muốn và ở góc nhìn chủ quan, hoặc nói rất chung chung kiểu như: "Các em phải học cái này vì giúp ích cho các em", "Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất các em phải học vì giúp các em làm tốt công việc",... Cách làm này hoàn toàn không hiệu quả vì không tác động đến cái gọi là "Động cơ" làm việc của nhân viên.

Mỗi người đi làm thuê đều có động cơ riêng, người thích tiền, người thích có cái chức to cho oai, người thích tích luỹ kinh nghiệm để sau này mở doanh nghiệp,... Do đó khi xây dựng thái độ mong muốn tiếp nhận kiến thức mới cho nhân viên, Sếp phải gắn "Kiến thức mới" với "Động cơ làm việc" của họ chứ không phải "Động cơ" của mình. À, mà các Sếp đã thực sự biết "Động cơ làm việc" của nhân viên chưa hay vẫn đang tự giả định?

Tóm tắt cách thực hiện: Gắn kiến thức hay kỹ năng mới vào lộ trình phát triển nghề nghiệp của nhân viên, và xa hơn nữa là định hướng ước mơ của họ.

 

2. Xác định kết quả mong muốn, và điểm cốt lõi cần huấn luyện.

Việc này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và ngân sách huấn luyện.

Xác định kết quả mong muốn giúp bạn và nhân viên thấy rõ bức tranh toàn cảnh, xác định điểm cốt lõi (nút thắt) giúp nhân viên tạo ra sự đột phá năng lực làm việc ngay lập tức.

Thiếu bước này, chương trình huấn luyện sẽ lan man và không giải quyết được vấn đề. Ví dụ khi nói đến huấn luyện kỹ năng bán hàng cho nhân viên, chúng ta thường nghĩ ngay đến kỹ thuật chốt đơn hàng hay kỹ năng trình bày sản phẩm, rồi tập trung hết thời gian để huấn luyện cho kỹ năng này. Tuy nhiên nếu như cả 2 kỹ năng này nhân viên của bạn đều làm rất tốt, điều làm họ không kết thúc được thương vụ lại do kỹ năng xây dựng mối quan hệ thì sao. Chắn chắn quá trình huấn luyện sẽ không mang lại kết quả như kỳ vọng khi không xác định hoặc xác định sai "nút thắt cổ chai".

 

3. Tạo điều kiện để nhân viên thực hành và ứng dụng.

Rất nhiều doanh nghiệp đầu tư tiền bạc và công sức để huấn luyện nhân viên, nhưng rồi không tạo bất cứ điều kiện nào để vận dụng vào thực tế công việc. Rốt cuộc phí thời gian mà không mang lại hiệu quả gì.

Nhiều giám đốc hay quản lý vẫn cho rằng họ đang tạo điều kiện để nhân viên thực hành, nhưng lại không biết rằng chính mình đang để nhân viên bị cuốn vào guồng quay của công việc mà không còn tí thời gian hay sức lực nào để nhớ đến những kiến thức mới.

Chưa kể đến việc nhiều "Sếp" cản trở nhân viên ứng dụng kiến thức mới vì thấy có nhiều quan điểm quá khác biệt so với cách làm cũ trước đây. Do đó, hãy cung cấp đủ nguồn lực cần thiết bao gồm thời gian, công việc liên quan đến kỹ năng vừa huấn luyện, thậm chí là tiền bạc để nhân viên có thể sớm hoàn thiện năng lực. Nhân viên phát triển nhanh chừng nào, chúng ta sẽ khỏe nhanh chừng đó.

Điểm tối quan trọng trong bước này: Nếu cho nhân viên đào tạo bên ngoài, các Sếp vui lòng ngồi học cùng với nhân viên, tối thiểu là ngồi quan sát để biết nhân viên học cái gì để không rơi vô tình huống "Nó làm cái gì lạ quá, không đúng với cách trước đây, phải ngăn lại thôi", và rồi nhân viên không có cơ hội phát triển, còn công ty thì đốt tiền cho đào tạo mà không biết.

 

4. Theo dõi, đánh giá, nhìn nhận, khen thưởng sự tiến bộ của nhân viên và tư vấn thêm để củng cố kết quả.

Đã mất thời gian, tiền bạc và công sức để huấn luyện nhân viên thì hãy đảm bảo có kết quả rõ ràng thông qua kết quả làm việc của nhân viên. Việc theo dõi và đánh giá giúp bạn theo sát để kịp thời chỉnh sửa và tư vấn thêm cho nhân viên.

Việc nhìn nhận, khen thưởng sẽ giúp nhân viên có nhiều động lực để tiến bộ và thúc đẩy tinh thần học hỏi của họ. Đặc biệt những công ty Startup hay SME gần như không có nguồn lực dồi dào như những công ty lâu năm, do đó hãy tối ưu hóa mọi thứ có thể trong thời gian ngắn nhất với ít tiền bạc nhất. Chúng ta không thể làm đi làm lại nhiều lần.

Điểm lưu ý: Tại sao người ta dễ dàng đắm chìm vào việc làm thế nào để tăng Level trong Game, còn dễ dàng bỏ cuộc và không hào hứng mấy với việc tăng Level làm việc khi học một kỹ năng mới. Đơn giản thôi, trong Game, mỗi lần tăng Level, người chơi thấy ngay kết quả sau đó, còn ở ngoài đời, ít có thước đo nào thực sự rõ ràng cho thấy bản thân đã giỏi hơn.

Một số ít thước đo rõ ràng hơn như "Làm việc nhanh hơn 30 phút mỗi ngày", "Rút ngắn cuộc họp từ 60 phút xuống còn 40 phút" thì chỉ có Sếp hoặc chủ doanh nghiệp thích, còn nhân viên họ thích cái khác. Ở góc nhìn nhân viên, họ thích "Tiền", "Sự công nhận",... Do đó, yếu tố nhìn nhận và khen thưởng chỉ có tác dụng khi chúng ta cho cái nhân viên muốn chứ không phải cái chúng ta muốn. Cho đúng đi, bạn sẽ thấy nhân viên chăm chỉ đến mức nào. Nhưng nhiều doanh nghiệp còn không biết cách đo nên lăn tăn ở cách cho, rồi bỏ qua, sự việc cứ trôi, đâu vào đấy, bình bình.

Một ví dụ rất hay liên quan đến chủ đề huấn luyện được đăng tải nhiều trên internet là câu chuyện giữa CFO và CEO.

CFO nói rằng: Điều gì xảy ra nếu chúng ta đầu tư huấn luyện rồi nhân viên bỏ đi.

CEO nói rằng: Điều gì xảy ra nếu chúng ta không huấn luyện và họ ở lại.

Tin rằng ở vai trò là Nhà Sáng Lập, là Sếp, bạn sẽ chọn lựa được giải pháp đúng đắn để phát triển cho doanh nghiệp của mình.

 

Nguyễn Thanh Phong